外国人材管理ツールとは

外国人材管理ツールとは技能実習や特定技能での外国人を雇用する際の人材のデータ管理や、雇用の書類作成などを一元管理でき業務効率化を実現することが出来る管理ツールです。

特定技能の在留資格で日本に滞在する外国人の数は、2019年4月から受け入れを開始後年々増加しており今後、少子高齢化による人材不足を補うために外国人雇用をするケースも増えてくるかと思います。

外国人材管理ツールは、外国人を雇用する際に必要となってくるツールと言えるでしょう。

外国人労働者を雇用する場合、日本人の雇用者とは違うがゆえに、必要となる手続きが異なります。そのため、初めて外国人を雇用する方やあまり外国人を雇用したことがない方は、想像以上に管理が大変で悩んでしまうでしょう。

そのような経験をした方におすすめなのが、外国人材管理ツールです。この外国人材管理ツールは、導入によって実習生の管理がしやすくなる上、さまざまな機能を搭載しているため、管理業務に関する悩みを瞬く間に解決できるでしょう。

そのため、外国人材のスケジュール管理に困っている方は、外国人材管理ツールの導入がおすすめです。しかし導入しようと考えていても、どのツールを利用すればよいのか、わからない方もいらっしゃるでしょう。

そんな外国人材管理ツールの概要やできること、実際に導入する際の選び方を解説しています。またWEBアンケートをもとに、おすすめの外国人材管理ツールをランキング形式でご紹介しています。

外国人材管理ツールに関する内容を一通り把握できるようになっているので、業務を効率化するためにシステムの導入を検討している方は、ぜひ参考にしてみてください。

そもそも外国人の雇用は日本人の雇用と異なり難しそうなイメージがあるけれど、具体的に何が大変なのか分からないと思っている方もいらっしゃるのではないでしょうか。
今回、外国人の採用を行っていたり、採用を考えている方にWebアンケートを行い、採用で大変そうだと感じる点を聞いてみました。

アンケートの結果、「書類管路や人材管理」が40%と一番大変そうだと感じるポイントとして挙がりました。外国人の採用は日本人を雇用するよりも手続きが多く、複雑で注意する点もあります。具体的には、日本に在留する資格を申請するための書類作成や、外国人労働者一人一人の就労ビザに対する就労可能範囲の確認、資格更新の期日管理などを行う必要があります。

次に多かったのは「マニュアル作成」で21%でした。入社時の教育では、画像や簡単な日本語を用いた教育を行うことが大切です。また日本語が得意ではない外国人の労働者もいるため、教育資料や指示書などを多言語化する必要があります。

また、「書類申請」という回答には18%の方々が選んでいました。働く際には就労ビザが必要となり、ほとんどの就労ビザには就労可能な業務に制限があります。そのため、働く際に必要な資格を持っていない場合には申請しなくてはいけません。要件を満たす場合には日本人と同じように雇用保険に加入したり、外国人雇用状況届出書を提出する必要があるのです。

外国人の雇用を考えている方は、まずは基本知識を学び、アンケートで挙げられたようなポイントを中心に外国人材管理ツールを比較してみてください。当サイトなどを利用して外国人材管理ツールを探し出し、外国人の採用を進めてみてはいかがでしょうか。

ここからは、事前に行った管理ツール・システムに関するWEBアンケートの結果を用いて、簡単に解説していこうと思います。

ネットユーザーを対象に「業務を効率化するためにシステムを導入するとして、重視したいポイントは何ですか？」という質問をしたところ、結果は上記のグラフのようになりました。多数の回答をいただいた項目から順に、ひとつずつチェックしていきましょう。

まず1番回答が多かったのは、「使いやすさ」で、42％でした。管理ツールやシステムを導入するとなった場合、そのシステム自体をしっかり扱えるのか不安と考える方が多いようですね。

基本的にこのサイトで紹介している管理ツールをはじめ、直感的にシンプルな操作で扱えるものは多くありますが、それでも使いやすさにそれぞれ違いがあるのは確かです。そのため、各社のホームページでデザインレイアウトや操作性を確認し、比較検討したうえで選べると安心でしょう。

2番目に回答が多かったのは「機能」で、27％でした。管理ツールには非常にさまざまな機能が搭載されていますが、これも管理ツールごとに特色があるため、重視するポイントに挙げている方が多いのも頷けます。

管理ツールの主な機能としては、書類作成・スケジュール作成・データ管理などがありますが、そのほかにも母国語機能・一括反映機能・各種サービスとの連携と多種多様です。そのため会社がどんなシステムを求めるのか、欲しい機能はどういうものなのかを理解したうえで、導入するツールを決められると良いかもしれません。

3番目に回答が多かったのは「料金」で、25％でした。確かにどのくらいの費用が必要になるかは、気になりますし知っておきたいポイントですよね。

一般的に、管理ツールの導入は月額制か年額制になっています。サービス料金が明確になっている会社の方が安心感はあると思いますので、なるべくいろいろなツールのホームページをチェックしてみるとよいでしょう。

最後に少数派ではありますが「スタッフサポート」という回答も、6％ありました。導入後のアフターサポートも大事ですが、何よりも導入支援や操作サポートを実施している会社の管理ツールを選んでおくと、不安の大きい導入時も安心できると思います。

ここまでアンケート結果をもとに話してきましたが、まずは何よりも「外国人材管理ツール」について理解を深めることが大切ですね。次の見出しからは外国人材管理ツールに関するさまざまな知識を紹介しますので、ぜひ最後までご覧になってください！

外国人の在留資格として「技能実習」と「特定技能」の二つが存在し、両資格を取るために利用する制度を「技能実習制度」「特定技能制度」と呼びます。どちらも外国人が日本で滞在するために必要な在留資格であることには変わりないものの、一方で具体的な違いを知らない方は意外にも多いはずです。

ここではまず、そんな「技能実習制度」と「特定技能制度」の特徴をご紹介します。現在外国人を雇用している方やこれから外国人の雇用を検討している方は、事前知識として頭の中に入れておいてください。

技能実習制度

技能実習制度とは、外国人が日本の企業や個人事業主の元で働いて取得した技術を母国へと持ち帰り、その取得した技術を母国発展のために役立ててもらうことを目的とした制度です。国際協力を推進することの一環という見方もできるでしょう。

また、似たような言葉に「技能実習」がありますが、技能実習は技能実習制度を利用し、外国人が技能実習生として日本に在留するのに必要となる在留資格のことです。技能実習制度はさまざまな技能や技術、知恵を外国人が身に付けられるように支援する制度でもありますが、外国人が技能実習生として日本に滞在できる期間は最長で5年間となるでしょう。

そのため雇用契約を締結する企業や個人事業主は、在留する外国人が上達できるようなサポート体制を整えておくことが重要です。なお、もし外国人を技能実習生として受け入れる場合は、企業単独型と団体監理型の2種類、そのどちらかの方法で行うことになるでしょう。

企業単独型は海外の子会社や実績のある海外の会社から雇用する方法となっており、団体監理型は非営利団体が受け入れを行って組合に加盟する企業で実習を行う方法です。一般的には団体監理型で受け入れるケースが多い傾向にありますが、コスト面で考えると団体監理型は負担が大きく、監理団体を介さない企業単独型は負担が少ないでしょう。

とはいえ外国人の技能実習生を受け入れる企業は、国際協力の推進を目的とした組織である認可法人外国人技能実習機構に対して実習契約を申請し、認定してもらう必要があります。そのため、すべて受け入れ先の企業が手続きを行わなければいけない手間があるでしょう。

特定技能制度

特定技能制度とは、人手不足の業界に即戦力となる外国人を受け入れていく仕組みを構築した制度のことです。外国人が日本に滞在するために必要となる在留資格が、2019年4月に新設された「特定技能」で、日本発展のために導入されたともいえるでしょう。

加えて特定技能は、「特定技能1号」「特定技能2号」の二つに分類されています。特定技能2号は、特定技能1号を修了した者が試験に合格することで取得できる在留資格です。二つの特定技能にはいくつか違いがあり、まず対応分野が異なるでしょう。

まず特定技能1号は、「介護・ビルクリーニング業・建設・素形材産業・産業機械製造業・電気電子情報関連産業・造船舶用工業・自動車整備・航空・宿泊・農業・漁業・飲食料品製造業・外食業」の14種類の分野に対応しています。それに対し特定技能2号は、「建設・造船舶用工業」の2種類の分野にしか対応していません。

しかしながら今後の方針で、特定技能2号に新たな分野を追加することが決まっているため、特定技能制度を利用した外国人が日本で活躍できる幅はさらに広がります。

またほかの違いとして、特定技能1号は日本に滞在できる期間が最長5年と定めされていますが、特定技能2号は在留期間が定められていません。6か月、1年、3年いずれかの期間ごとに更新することで日本に永住できるのです。

さらに要件を満たせば、家族の帯同も特定技能2号では認められています。なお特定技能制度を利用して外国人を受け入れる場合は、一部の分野を除き原則として直接雇用することが必須となるでしょう。

日本人の雇用者と違い管理業務が多くて大変でもあるため、外国人を雇用する企業は管理しやすい外国人材管理ツールの導入がおすすめといえます。

特定技能と技能実習の比較表

特定技能制度と技能実習制度の違いとは？双方の特徴を知ろう！

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外国人の労働者を雇用する場合は管理方法が日本人の雇用者と異なるため、外国人材管理ツールの導入を検討している企業も多いのではないでしょうか。

外国人材管理ツールとはその名の通り、外国人の雇用に必要な手続きや管理をまとめて行えるツールのことです。よって外国人材管理ツールを導入すれば、現状抱えている多くの悩みを解決できるでしょう。

たとえば、ExcelやWordを用いて申請書を作成している場合、雇用者が増えていくにつれてミスが目立ったり時間がかかったりすることが考えられます。しかし外国人材管理ツールを導入することで、そのような問題が解決できるでしょう。

さまざまな書類の様式を変更することになった際も、外国人材管理ツールではフォーマットの修正や内容の把握が簡単です。

もちろんそのほかにも、雇用者ひとりひとりの作業工程を管理できるのが外国人材管理ツールの強みなので、「進捗状況を一目で把握できるようにしたい」といった悩みの解決にも役立てられるでしょう。

外国人材管理ツールのメリット

外国人材管理ツール一番のメリットは、管理の手間を減らし、総合的なコストを抑えられる点です。管理にかかる時間を減らすことができればその分の時間を別の業務に充てることができるため、業務効率化の推進に役立つでしょう。

また操作がわかりやすいものが多く、ITツールが苦手な人・企業でも使いやすいのもメリットといえます。もし現在アナログで管理を行っている場合でも、フォロー体制が整った企業の管理ツールを選べば、容易に使いこなせるでしょう。

そんな便利かつ機能性に優れた外国人材管理ツールは、教育管理も行えます。

とくに外国人労働者は3か月～5年の在留期間を過ぎると日本に滞在できなくなるので、それまでに技能を身に付けてもらい、成果を出してもらえるよう、教育に必要な体制を整えておかなければなりません。外国人材管理ツールでは、そのような新人教育を行ううえでのシステムが構築されているため、効率よく技能を習得してもらう手助けとなるでしょう。

外国人材管理ツールはこんな人におすすめ

外国人材管理ツールはどのような人におすすめなのかについて、三つに分けてご紹介します。これから導入することを検討している場合は、ぜひ参考にしてみてください。

書類作成に追われている人

まず挙げられるのが、膨大な量の書類作成に追われている人です。外国人材管理ツールは書類を作成するための時間を大幅に短縮できることから、管理者の負担が少なくなるでしょう。

外国人材管理ツールは同じ情報を何度も入力する必要がなく、ほとんどの作業が一括で行えるようになっているため、必然的に起こりがちなミスも減らすことができます。

作業の進捗をわかりやすい形で確認したい人

外国人材管理ツールは、作業の進捗状況を一目で把握したい人にもおすすめでしょう。

導入する管理ツールにもよりますが、大半の場合は雇用者ひとりひとりの進歩状況を、ぱっと見ただけで把握できる仕組みになっています。誰が、何を、どこまで、どのように行っているのかを簡単に把握できるので、問題を発見したときも的確に指示を飛ばすことが可能でしょう。

またメンバー全員で情報を共有できる機能や、スマートフォンやタブレットなどの端末から確認できる管理ツールも存在するため、利用時の場所を問いません。

ITツールが苦手な人

「管理ツール」というと構えてしまう人も多いかもしれませんが、外国人材管理ツールの多くは初めて導入する方やデジタルに不慣れな方でも安心して利用できます。

導入したらすぐに作業を始められるようになっており、デザインや操作もシンプル。マニュアルがなくても直感的に操作できるので、導入時や導入後も心配する必要はないでしょう。別の担当者へ引き継ぐ際も、スムーズに行うことができます。

外国人材管理ツールを活用するメリット・デメリットとは？

最近ではおもに人手不足をおぎなうために外国人を雇用する企業も増えてきました。とはいえ、日本人を雇用する場合と違い、人事担当者が戸惑うことが多いのも事実です。そんな時には外国人材管理ツールを活用することで管理を効率化できる

ここからは、外国人材管理ツールでできることを具体的に掘り下げていきます。

機能の概要

外国人材管理ツールは、実に多種多様な機能が搭載されています。外国人が日本に滞在するために必要となる申請書の作成を始めとして、実習生ごとの報告書の作成、スケジュール作成機能、データ管理機能、母国語機能、一括反映機能、各種サービスとの連携機能など、数えきれないほどでしょう。

しかしながら利用する管理ツールによって、できることは異なります。そのため細かな機能内容は、ツールを提供する会社に確認しなくてはいけません。場合によっては二つの管理ツールを比較した際に、半分しか機能が搭載されていないことがあるほどです。

ここからは、どの外国人材管理ツールにも搭載されている「書類作成」「スケジュール作成」「データ管理」の、三つの基本機能を詳しく見ていきましょう。

書類作成

外国人材管理ツールでは、主に書類作成を行えます。

外国人が日本に滞在するために、取得しなければいけない在留資格に関係する技能実習や特定技能などの書類をはじめ、雇用する際に必要なる書類まで。何十種類から何百種類以上もの書類作成をツールひとつで完結できるようになっています。

さらに基本となるデータを入力しておけば、書類ごとに呼び出しクリックするだけで作成できるでしょう。そのため毎回データをコピー&ペーストする必要もなく、提出する機会の少ない書類も簡単に呼び出せます。

基本的にどの外国人材管理ツールも自動で人数をカウントしたり書類を作成できたりする機能が備わっているので、重宝することは間違いありません。母国語に対応しているツールが多く、初めての方でも簡単に作成できるでしょう。

スケジュール作成

外国人材管理ツールでは、外国人実習生ひとりひとりに合わせたスケジュールを作成できます。しかし、ただスケジュールを作成できるだけではありません。

外国人材管理ツールのスケジュール機能は、実習生の入国日を入力するだけで作成できるのです。そのためスケジュールが自動的に作成されるようになっており、手入力では起きてしまいがちなミスや手間の心配がありません。

また多くの場合、帰国までに必要となる在留資格変更のようなすべての手続きのスケジュールが期限と共に作成されます。期限が迫っている手続きに関してもわかりやすく表示してくれるツールがあるため、いつの間にか提出期限がすぎてしまっていた事態を避けることができるでしょう。

また導入する方や企業にとって助かるであろう、実習生の定期的な訪問指導や監査などのスケジュールも、外国人材管理ツールによって作成できます。

データ管理

外国人材管理ツールでは、さまざまなデータの管理もできます。人材データはもちろんのこと、各企業データまでツールひとつに監理業務で必要なデータが網羅されているため、ほかのツールを導入する必要がありません。

たくさんあるデータも入国時期や実習生、担当者などで絞り込み検索でき、確認したいデータをすぐに呼び出すことが可能です。さらに、外国人材管理ツールの多くはクラウド対応となっているため、インターネット環境が整っている場所であればどこでも閲覧できるでしょう。

中にはスマートフォンやタブレットなどの端末で利用可能なツールも存在し、外出先から利用したい方も安心でしょう。そのため、専用のソフトやアプリをインストールする必要もありません。

加えてリアルタイムな情報を社内で共有したい場合や、ほかの企業と共有したい場合も、外国人材管理ツールは対応できるようになっています。これまでデータをメールで送信してもらっていた方は、手間をかけることなく情報を閲覧できるので、利便性に気付けるでしょう。

外国人材管理ツールとはどのようなもの？賢く活用して管理業務を効率化！

外国人をたくさん雇用している企業の人事担当者にとって、1人1人の個人情報や在留資格、在留期限などを管理するのは大変なことです。その点、外国人材管理ツールを導入すれば楽に、そして正確に管理できるようになります。そこで今回は

外国人材管理ツールを導入することを検討している方にとって、ツール選びはとても重要です。万が一導入した管理ツールに満足できなければ、ほかのツールに変更せざるを得なくなります。その際は移行サポートに対応していないこともあるため、そうなると苦戦を強いられるでしょう。

移行したとしてもまた一から操作を行う羽目になり、時間やコストの浪費にしかならないのです。失敗しないためにも、ツール選びは慎重に行わなければなりません。

そこで外国人材管理ツールの選び方について、大きく三つのポイントに分けてご紹介します。

機能の使いやすさで選ぶ

外国人材管理ツール一つ目のポイントは、機能の使いやすさで選ぶことです。比較的にシンプルなデザインや直感的に操作できるものが提供されているものの、やはりツールを提供している会社によって使いやすさは異なるでしょう。

そのためまずは、興味が湧いた会社のホームページを確認し、どのようなデザインをしたツールなのかを確認しましょう。

そして使いやすさを見るうえでは、スマートフォンやタブレットなどの端末でデータを閲覧できるかどうかも重要となってきます。管理ツールにはモバイル端末に対応していないものもあるので、そのようなツールを導入してしまうと使い勝手が悪くなることは避けられません。

加えてクラウドに対応している管理ツールでなければリアルタイムな情報を閲覧できなかったり、共有できなかったりします。したがって使いやすさを重視する場合は、モバイル端末やクラウドの対応有無も確認するようにしてください。

料金で選ぶ

外国人材管理ツール二つ目のポイントは、料金で選ぶことです。会社にもよりますが、ほとんどが月額制もしくは年額制で契約して導入できるようになっています。

もし導入したいツールが明確に決まっているのであれば、年額制で契約しましょう。年額制で契約すると、初月もしくは3か月間ほどは無料で運用できる料金体系の会社が多いので、月額制で契約するよりもコストを抑えられます。

また導入する際は、おおよそ1年契約で数十万円の費用が発生しますが、会社によってはかなり安く提供しているところもあります。しかしほかに追加料金が必要であったり、そもそも問い合わせないと料金が一切不明であることは少なくありません。

実習生の登録した人数によって料金が変動することもあるため、問い合わせてまで確認するのが面倒くさいと感じる方は、なるべくなら料金が明瞭なサービスを利用することをおすすめします。

サポート内容で選ぶ

外国人材管理ツール三つ目のポイントは、サポート内容で選ぶことです。最低限、導入時の支援サポートと操作サポートを行っている会社の管理ツールを利用するようにしましょう。

使いやすさが強みでもある外国人材管理ツールといえど、確実に使いこなせる保証はありません。マニュアルが完備されていたり使いやすさを売りにしていたりする場合でも、実際に導入してみると思っていた以上に慣れるまで時間を有することがあります。

そんなときも導入後のフォローを整えている会社のツールであれば、電話一本で問題を解決することが可能です。

システムからの問い合わせ機能や監査支援機能、実習生の生活サポート、技能実習制度や特定技能制度に関するサポート体制が整っている管理ツールだと、より効率よく運用できるでしょう。

外国人材管理ツールを選ぶ際に意識するべきポイントについて解説！

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外国人材管理ツールを導入する際は、機能や使い勝手などを比較したうえで行いましょう。

しかし、それでも本契約へ乗り出すことに不安がある方は、デモンストレーションが行えるツールを利用してみてはいかがでしょうか？ デモンストレーションで実際に試してみて、想像通りの使いやすさを感じたなら、本契約へと進み継続することで失敗も極力減らせます。

今回の記事を参考にして日々の業務を少しでも効率化できるように、外国人材管理ツールの導入をぜひ検討してみてください。