【2024年最新】特定技能対応!外国人管理ツールランキングTOP11!特定技能対応のツールを紹介!

Saver.(セイバー)
おすすめポイント
クラウド型で利用可能
どこでも使える
dekisugi
おすすめポイント
特定技能対応の
業界最安値ツール
実習生チャイナくん
おすすめポイント
書類作成の
自動化が可能
更新日:2024/4/30

外国人材管理ツールとは

外国人材管理ツールとは、技能実習生や特定技能外国人を雇用する際に、データ管理や書類作成などを一元管理することで業務効率化を図るツールのことです。

特定技能とは

「特定技能」とは、国内で人材の確保が難しい産業分野において、一定の専門性や技能を有する外国人を受け入れることを目的として創設された在留資格のこと。現在指定されているのは「介護」「ビルクリーニング」「素形材・産業機械・電気電子情報関連製造業」「建設」「造船・舶用工業」「自動車整備」「航空」「宿泊」「農業」「漁業」「飲食料品製造業」「外食業」の12分野です。

特定技能外国人の受け入れが始まったのは2019年4月で、その数は年々増加しています。少子高齢化による人材不足は今後もますます深刻化していくことが予想されることから、外国人材の雇用は必要不可欠になっていくでしょう。

技能実習生や特定技能外国人を雇用するには、日本人を雇用する場合とは異なる部分が多くあります。今後外国人の雇用を検討している方や、外国人雇用にあたって手続きや管理に煩雑さを覚えている方はぜひ、外国人材管理ツールを活用しましょう。

特定技能での採用が増えている背景は?

おすすめの外国人材管理ツールをランキング形式で紹介します!

外国人労働者を雇用する場合、日本人の雇用者とは違うがゆえに、必要となる手続きが異なります。そのため、初めて外国人を雇用する方やあまり外国人を雇用したことがない方は、想像以上に管理が大変で悩んでしまうでしょう。

そのような経験をした方におすすめなのが、外国人材管理ツールです。この外国人材管理ツールは、導入によって実習生の管理がしやすくなる上、さまざまな機能を搭載しているため、管理業務に関する悩みを瞬く間に解決できるでしょう。

そのため、外国人材のスケジュール管理に困っている方は、外国人材管理ツールの導入がおすすめです。しかし導入しようと考えていても、どのツールを利用すればよいのか、わからない方もいらっしゃるでしょう。

そんな外国人材管理ツールの概要やできること、実際に導入する際の選び方を解説しています。またWEBアンケートをもとに、おすすめの外国人材管理ツールをランキング形式でご紹介しています。

外国人材管理ツールに関する内容を一通り把握できるようになっているので、業務を効率化するためにシステムの導入を検討している方は、ぜひ参考にしてみてください。

外国人の採用で大変そうと感じることは?WEBアンケートで調査!

そもそも外国人の雇用は日本人の雇用と異なり難しそうなイメージがあるけれど、具体的に何が大変なのか分からないと思っている方もいらっしゃるのではないでしょうか。
今回、外国人の採用を行っていたり、採用を考えている方にWebアンケートを行い、採用で大変そうだと感じる点を聞いてみました。

アンケート結果の画像

アンケートの結果、「書類管路や人材管理」が40%と一番大変そうだと感じるポイントとして挙がりました。外国人の採用は日本人を雇用するよりも手続きが多く、複雑で注意する点もあります。具体的には、日本に在留する資格を申請するための書類作成や、外国人労働者一人一人の就労ビザに対する就労可能範囲の確認、資格更新の期日管理などを行う必要があります。

次に多かったのは「マニュアル作成」で21%でした。入社時の教育では、画像や簡単な日本語を用いた教育を行うことが大切です。また日本語が得意ではない外国人の労働者もいるため、教育資料や指示書などを多言語化する必要があります。

また、「書類申請」という回答には18%の方々が選んでいました。働く際には就労ビザが必要となり、ほとんどの就労ビザには就労可能な業務に制限があります。そのため、働く際に必要な資格を持っていない場合には申請しなくてはいけません。要件を満たす場合には日本人と同じように雇用保険に加入したり、外国人雇用状況届出書を提出する必要があるのです。

外国人の雇用を考えている方は、まずは基本知識を学び、アンケートで挙げられたようなポイントを中心に外国人材管理ツールを比較してみてください。当サイトなどを利用して外国人材管理ツールを探し出し、外国人の採用を進めてみてはいかがでしょうか。

おすすめの外国人材管理ツールの一覧表まとめ

イメージ1
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会社名dekisugiSaver.実習生チャイナくんcommonG-WORKER
利用環境クラウドクラウドソフトソフトクラウド
機能・書類作成
・スケジュール管理
・業務フロー作成
・データ一元管理 など
・マスター登録
・技能実習生登録
・必要書類の確認
・項目入力 など
・書類自動作成
・スケジュール管理 など
・帳票出力
・スケジュール表示
・データ出力 など
・手続きの期限管理
・各種申請書管理
・途中帰国管理
・失踪管理 など
価格帯
(税抜表示)
月額:29,8000円~39,800円
年額:357,600円~477,600円
年間利用料:180,000円ソフト価格:1,200,000円~1,500,000円
5年リース 月額:22,800円~28,500円
不明
※レンタルとの記載はあり
記載なし
※無料トライアル2ヶ月
サポート・導入支援サービス
・オンライン操作説明会
・動画マニュアル
・電話問い合わせ対応
・無料遠隔サポート
・初期導入の支援
・運用サポート など
記載なし・導入時、無料インストラクト
・無料バージョンアップ
・システムメンテナンス
・リモートサポート
無料メールサポート など
資料ダウンロード
公式サイト公式サイトはこちら公式サイトはこちら公式サイトはこちら公式サイトはこちら公式サイトはこちら
こだわり条件で検索
特定技能管理
技能実習管理
機能
サポート

おすすめの外国人材管理ツールランキング一覧

dekisugi(できすぎ)の画像
おすすめポイント:現場が選ぶ使いやすい外国人材管理ツールNo.1。業務とコスト削減を両立。

dekisugi(できすぎ)は、帳票作成からデータ管理まで、さらにはスケジュール管理まで一元で行える管理ツールです。しかも驚きの低価格で利用できるので、コストを抑えつつしっかりと外国人実習生などの管理を行いたい人にはぴったりだといえます

また、対応している書類の種類が多いのも大きな強みです。加えて、遠隔でのサポートや導入支援を無料で行っているので安心です。「現場が選ぶ使いやすい外国人材管理ツールNo.1」にも選ばれているので、品質も保証されています。

dekisugiの強み

さまざまなことを一元管理できるうえ、低価格で運用できる便利ツール!

dekisugi(できすぎ)の口コミ・評判

協同組合健愛
期待値を遥かに超えるツールです
何度も入力する手間もなく、入力ミスも少なくて、過去データを探しに行くという 手間もないので、期待以上に効果得られたと感じています。 一元管理もでき、担当者間でスムーズな情報共有ができているなと思います。

引用元:https://dekisugi-kun.jp/

dekisugi(できすぎ)のツールは正確性が評判です。さまざまな機能が含まれているため、外国人材管理ツールをお探しの方におすすめです。
株式会社マックス
コストパフォーマンスも抜群
受入企業への提案幅が広がり、満足度向上につながりました! 金額面でも手が出しやすい価格で安かったので良かったですね。

引用元:https://dekisugi-kun.jp/

こちらの方は導入した結果、満足度の向上につながった様子。お手頃価格で利用できるので、より多くのユーザーが利用しています。

dekisugi(できすぎ) の基本情報

機能 ・書類作成
・スケジュール管理
・業務フロー作成
・データ一元管理 など
価格帯 月額:29,8000円~39,800円
年額:357,600円~477,600円
問い合わせ 電話・メールフォーム
会社情報 株式会社グレッジ
大阪府大阪市中央区 南船場3-11-18 郵政福祉心斎橋ビル10F
導入企業 大東建託、JMS、ヒューマンライフケア、GREEN OCEAN、NTI事業協同組合STCA、全国人材支援事業協同組合、IHDなど
\800団体の導入突破!選ばれている管理ツール/
dekisugiの公式サイトはこちら
Saverの画像1
おすすめポイント:技能実習制度監査協会の会員限定システム。クラウド型でどこでも利用可能。

Saver.(セイバー)は、受入期間・監理団体の情報・外国人技能実習生の情報などを入力するだけで、さまざまな書類にそうしたデータを反映することができるツールです。自動的にデータを反映できるため、セイバーを導入すれば、書類作成に関わる人件費や時間といったコストを大幅に削減できるようになることでしょう。

Saver.の強み

クラウドサービスなので、常に最新の状態で使用できる!

Saver.(セイバー) の基本情報

機能 ・マスター登録
・技能実習生登録
・必要書類の確認
・項目入力 など
価格帯 年間利用料:180,000円
問い合わせ メールフォーム・電話・FAX
会社情報 一般社団法人 技能実習制度監査協会
〒150-0002 東京都渋谷区渋谷2-22-3 渋谷東口ビル2F
実習生チャイナくんの画像1
おすすめポイント:古くからあるサービスで一定のシェアを獲得。書類作成の自動化が可能。

実習生チャイナくんは、外国人技能実習機構が公表している翻訳版の書く書類に対応しています。チャイナくんという名前ではありますが、中国人以外の実習生の管理や複数の組合の書類作成も行えるので、活用の幅はとても広いといえるでしょう。

作成できる書類としては、「外国人建設就労者受入事業」「外国人造船就労者受入事業」「介護職種」「特定技能」に関する書類などがあります。

実習生チャイナくんの強み

中国人をはじめとして、あらゆる国籍の実習生に対応!

実習生チャイナくん の基本情報

機能 ・書類自動作成
・スケジュール管理
など
価格帯 ソフト価格 1,200,000円~1,500,000円
 5年リース 月額22,800円~28,5000円
問い合わせ 電話・メールフォーム・FAX
会社情報 株式会社システムアイ
〒501-4234 岐阜県郡上市八幡町五町三丁目17番地の7
commonの画像1
おすすめポイント:業界内における老舗のサービス。コンピュータソフトが自動で書類生成。

common(コモン)は、面倒な入管提出用書類作成などをコンピュータソフトが一手に引き受けてくれるという非常に便利なツールです。そして、導入・立ち上げ時の無料インストラクトやJITCO書式変更によるバージョンアップの無料提供、一部を除き無料のリモートサポートなど、サポート体制が整っているのも魅力的です。

commonの強み

自社開発なので、自由自在にカスタムオーダー可能!

common(コモン) の基本情報

機能 ・帳票出力
・スケジュール表示
・データ出力 など
価格帯 不明
※レンタルとの記載はあり
問い合わせ 電話・Eメール・メールフォーム
会社情報 システムクリエイト 七福
※住所不明
G-WORKERの画像1
おすすめポイント:「人」に頼らないシステムで、申請書作成やスケジュール管理を自動化。

G-WORKER(ジーワーカー)は、常に進化を続けている外国人技能実習生管理ツールです。リリースから現在までに10回以上アップデートを重ねており、法改正や顧客のニーズなどをしっかりと反映し続けているのが特徴となっています。

また、一度外国人技能実習生マスターデータを入力してしまえば、申請書ごとに自動でデータを呼び出してくれるため、クリックするだけで自動的に書類が作成できる手軽さも魅力です。

G-WORKERの強み

メンバー全員でデータを共有できるので、外出先からでも指示が行えるようになる!

G-WORKER(ジーワーカー) の基本情報

機能 ・手続きの期限管理
・各種申請書管理
・途中帰国管理
・失踪管理 など
価格帯 記載なし
※無料トライアル2ヶ月
問い合わせ 電話・Eメール
会社情報 ファイブテクノロジー株式会社
〒103-0025 東京都中央区日本橋茅場町2-3-9 茅場町ハヤオビル 6F

【その他】外国人材管理ツール一覧

APPLESYSTEM

外国人材管理ツール(実習生人材管理ソフト)のAPPLESYSTEMの特徴に迫ります。扱いやすいシンプルな操作性が魅力の外国人材管理ツールであり、初心者でも簡単に使いこなせます。それでいて機能も充実しており、WEB制作・デザイン制作も依頼可能などお得感満載のツールです。外国人材を活用している企業は、ぜひ参考にしてみてください。

基本情報
機能 帳票作成・スケジュール管理・タスク管理など
価格帯 初期費用:0円 月額費用:25,800円
問い合わせ メール・電話
会社情報 兵庫県姫路市飾磨区恵美酒85-2-403
SMART VISA

SMART VISAはシンシアインターナショナルが運営する在留期限管理システムです。外国人を労働力として受け入れたいが、そのノウハウがない。在留資格更新の申請書を準備する時間が足りない。などの外国人社員の多い企業の人事の課題を解決するツールです。この記事ではSMART VISAの特徴について解説していきます。

基本情報
機能 書類作成・在留管理・在留資格コンサルティングなど
価格帯 記載なし
問い合わせ メール・電話
会社情報 〒215-0004 神奈川県川崎市麻生区万福寺1-1-1 新百合ヶ丘シティビルディング304B号室
Jworker(ファイブテクノロジー株式会社)

外国人材管理ツールとして大きな注目を集めているのがJworkerです。特定技能外国人労働者の書類作成からタスク管理までをトータルサポートしてくれるもので、スマートフォンでいつでもアクセス可能など素晴らしい特徴が満載です。当記事では、そんなJworkerを徹底解説します。ぜひじっくり読んでみて、比較検討の参考にしてみてください。

基本情報
機能 書類作成・タスク管理・スマホでの管理など
価格帯 記載なし
問い合わせ メール・電話
会社情報 〒103-0025 東京都中央区日本橋茅場町2-3-9 茅場町ハヤオビル 6階
かんべえ

外国人材ツールとして人気が高まっている「かんべえ」の特徴に徹底的に迫ります。外国人材管理業務の効率を高める機能が充実しており、「運用支援サービス」が利用開始から1年間付いてくるのも大きなメリットです。「みまわりアプリ」との連携でさらに効率アップするなど見逃せない機能もついています。外国人材を雇っている企業は必見です。

基本情報
機能 書類作成・タスク管理・ファイルの管理など
価格帯 月額20,000円~
問い合わせ メール・電話
会社情報 〒670-0940 兵庫県姫路市三左衛門堀西の町65番地
ビザマネ

外国人人材管理ツールとして大きな注目を集めているのがビザマネです。在留カードの偽造チェックや就労可否判定などの機能が充実しているだけではなく、強固なセキュリティも兼ね備えています。また多くの有名企業への導入実績もあり、用途に合わせて選べるリーズナブルな料金プランも人気です。当記事では、そんなビザマネを徹底解説します。

基本情報
機能 在留カードの偽造チェック・書類作成・就労可否判定など
価格帯 ビジネスプラン:月額35,000円~
問い合わせ メール・電話
会社情報 〒164-0012東京都中野区本町一丁目32番2号ハーモニータワー27 階
日立システムズ

外国人雇用管理サービスとして多くの企業で利用されているのが「日立システムズ」です。外国人材の受け入れから雇用終了まで対応しており、各種就業管理システムとのCSV連携が可能など機能も申し分ありません。初期費用0円の料金プランも魅力の一つです。当記事では日立システムズの特徴を徹底解説します。ぜひじっくり読んでみてください。

基本情報
機能 勤怠管理・帳票作成支援・情報管理など
価格帯 月額37,500円~
問い合わせ メール・電話
会社情報 東京都品川区大崎1-2-1 大崎フロントタワー

管理ツール・システム導入のポイントは? WEBアンケートで調査!


ここからは、事前に行った管理ツール・システムに関するWEBアンケートの結果を用いて、簡単に解説していこうと思います。

管理ツール・システム導入についてのアンケート結果画像

ネットユーザーを対象に「業務を効率化するためにシステムを導入するとして、重視したいポイントは何ですか?」という質問をしたところ、結果は上記のグラフのようになりました。多数の回答をいただいた項目から順に、ひとつずつチェックしていきましょう。

まず1番回答が多かったのは、「使いやすさ」で、42%でした。管理ツールやシステムを導入するとなった場合、そのシステム自体をしっかり扱えるのか不安と考える方が多いようですね。

基本的にこのサイトで紹介している管理ツールをはじめ、直感的にシンプルな操作で扱えるものは多くありますが、それでも使いやすさにそれぞれ違いがあるのは確かです。そのため、各社のホームページでデザインレイアウトや操作性を確認し、比較検討したうえで選べると安心でしょう。

2番目に回答が多かったのは「機能」で、27%でした。管理ツールには非常にさまざまな機能が搭載されていますが、これも管理ツールごとに特色があるため、重視するポイントに挙げている方が多いのも頷けます。

管理ツールの主な機能としては、書類作成・スケジュール作成・データ管理などがありますが、そのほかにも母国語機能・一括反映機能・各種サービスとの連携と多種多様です。そのため会社がどんなシステムを求めるのか、欲しい機能はどういうものなのかを理解したうえで、導入するツールを決められると良いかもしれません。

3番目に回答が多かったのは「料金」で、25%でした。確かにどのくらいの費用が必要になるかは、気になりますし知っておきたいポイントですよね。

一般的に、管理ツールの導入は月額制か年額制になっています。サービス料金が明確になっている会社の方が安心感はあると思いますので、なるべくいろいろなツールのホームページをチェックしてみるとよいでしょう。

最後に少数派ではありますが「スタッフサポート」という回答も、6%ありました。導入後のアフターサポートも大事ですが、何よりも導入支援や操作サポートを実施している会社の管理ツールを選んでおくと、不安の大きい導入時も安心できると思います。

ここまでアンケート結果をもとに話してきましたが、まずは何よりも「外国人材管理ツール」について理解を深めることが大切ですね。次の見出しからは外国人材管理ツールに関するさまざまな知識を紹介しますので、ぜひ最後までご覧になってください!

技能実習・特定技能制度について


技能実習・特定技能制度について
外国人の在留資格として「技能実習」と「特定技能」の二つが存在し、両資格を取るために利用する制度を「技能実習制度」「特定技能制度」と呼びます。どちらも外国人が日本で滞在するために必要な在留資格であることには変わりないものの、一方で具体的な違いを知らない方は意外にも多いはずです。

ここではまず、そんな「技能実習制度」と「特定技能制度」の特徴をご紹介します。現在外国人を雇用している方やこれから外国人の雇用を検討している方は、事前知識として頭の中に入れておいてください。

技能実習制度

技能実習制度とは、外国人が日本の企業や個人事業主の元で働いて取得した技術を母国へと持ち帰り、その取得した技術を母国発展のために役立ててもらうことを目的とした制度です。国際協力を推進することの一環という見方もできるでしょう。

また、似たような言葉に「技能実習」がありますが、技能実習は技能実習制度を利用し、外国人が技能実習生として日本に在留するのに必要となる在留資格のことです。技能実習制度はさまざまな技能や技術、知恵を外国人が身に付けられるように支援する制度でもありますが、外国人が技能実習生として日本に滞在できる期間は最長で5年間となるでしょう。

そのため雇用契約を締結する企業や個人事業主は、在留する外国人が上達できるようなサポート体制を整えておくことが重要です。なお、もし外国人を技能実習生として受け入れる場合は、企業単独型と団体監理型の2種類、そのどちらかの方法で行うことになるでしょう。

企業単独型は海外の子会社や実績のある海外の会社から雇用する方法となっており、団体監理型は非営利団体が受け入れを行って組合に加盟する企業で実習を行う方法です。一般的には団体監理型で受け入れるケースが多い傾向にありますが、コスト面で考えると団体監理型は負担が大きく、監理団体を介さない企業単独型は負担が少ないでしょう。

とはいえ外国人の技能実習生を受け入れる企業は、国際協力の推進を目的とした組織である認可法人外国人技能実習機構に対して実習契約を申請し、認定してもらう必要があります。そのため、すべて受け入れ先の企業が手続きを行わなければいけない手間があるでしょう。

特定技能制度

特定技能制度とは、人手不足の業界に即戦力となる外国人を受け入れていく仕組みを構築した制度のことです。外国人が日本に滞在するために必要となる在留資格が、2019年4月に新設された「特定技能」で、日本発展のために導入されたともいえるでしょう。

加えて特定技能は、「特定技能1号」「特定技能2号」の二つに分類されています。特定技能2号は、特定技能1号を修了した者が試験に合格することで取得できる在留資格です。二つの特定技能にはいくつか違いがあり、まず対応分野が異なるでしょう。

まず特定技能1号は、「介護・ビルクリーニング業・建設・素形材産業・産業機械製造業・電気電子情報関連産業・造船舶用工業・自動車整備・航空・宿泊・農業・漁業・飲食料品製造業・外食業」の14種類の分野に対応しています。それに対し特定技能2号は、「建設・造船舶用工業」の2種類の分野にしか対応していません。

しかしながら今後の方針で、特定技能2号に新たな分野を追加することが決まっているため、特定技能制度を利用した外国人が日本で活躍できる幅はさらに広がります。

またほかの違いとして、特定技能1号は日本に滞在できる期間が最長5年と定めされていますが、特定技能2号は在留期間が定められていません。6か月、1年、3年いずれかの期間ごとに更新することで日本に永住できるのです。

さらに要件を満たせば、家族の帯同も特定技能2号では認められています。なお特定技能制度を利用して外国人を受け入れる場合は、一部の分野を除き原則として直接雇用することが必須となるでしょう。

日本人の雇用者と違い管理業務が多くて大変でもあるため、外国人を雇用する企業は管理しやすい外国人材管理ツールの導入がおすすめといえます。

特定技能と技能実習の比較表

特定技能技能実習
制度の目的【就労】
日本の人手不足を補うための在留資格。相当程度の知識や経験が必要。
【技術移転】
技能実習生が母国では習得できない知識、技術、技能等を日本で修得できる国際貢献。
対応できる業務・身体介護業務
・上記に関わる周辺業務
※服薬介助や夜勤勤務可
・身体介護業務
・安全衛生業務
・上記に関わる周辺業務
受け入れ可能人数事業所で働く常勤介護職員の人数以下常勤介護職員の総数により変動
在留期間最長5年
※1年ごともしくは、6ヶ月または4ヶ月ごとに更新を行う
最長5年
※数年ごとに決められた下記のタイミングで試験を受け、合計で最長5年。
1年目:技能実習1号
2~3年目:技能実習2号
4~5年目:技能実習3号
介護技能利用者の状況に合わせた介護が実践できるレベル指示や手順に従い、基本的な介護を実践できるレベル
日本語能力N4程度(基本的な日本語を理解できるレベル)+介護現場で必要な日本語能力N4程度(基本的な日本語を理解できるレベル)
配置基準算定時期雇用してすぐ条件つきで可能
転職の可否可能原則不可
※転籍扱いとなる
永住権付与なし付与なし
定期報告のタイミング四半期に一度3ヶ月に一度
管轄機関出入国在留管理庁外国人技能実習機構
雇用までの流れ人材紹介会社などを利用し、企業が直接採用活動を行う。
※国内と海外どちらでも採用が可能
海外現地で採用してから入国
※受入調整機関である監理団体を利用して採用するのが一般的

・日本の技術などを学び母国で活躍してもらう「技能実習制度」
・即戦力となる外国人材を受け入れる「特技技能制度」
・外国人の雇用は事務的に困難なので「管理ツール」が便利

外国人材管理ツールとは


外国人材管理ツールとは
外国人の労働者を雇用する場合は管理方法が日本人の雇用者と異なるため、外国人材管理ツールの導入を検討している企業も多いのではないでしょうか。

外国人材管理ツールとはその名の通り、外国人の雇用に必要な手続きや管理をまとめて行えるツールのことです。よって外国人材管理ツールを導入すれば、現状抱えている多くの悩みを解決できるでしょう。

たとえば、ExcelやWordを用いて申請書を作成している場合、雇用者が増えていくにつれてミスが目立ったり時間がかかったりすることが考えられます。しかし外国人材管理ツールを導入することで、そのような問題が解決できるでしょう。

さまざまな書類の様式を変更することになった際も、外国人材管理ツールではフォーマットの修正や内容の把握が簡単です。

もちろんそのほかにも、雇用者ひとりひとりの作業工程を管理できるのが外国人材管理ツールの強みなので、「進捗状況を一目で把握できるようにしたい」といった悩みの解決にも役立てられるでしょう。

外国人材管理ツールのメリット

外国人材管理ツール一番のメリットは、管理の手間を減らし、総合的なコストを抑えられる点です。管理にかかる時間を減らすことができればその分の時間を別の業務に充てることができるため、業務効率化の推進に役立つでしょう。

また操作がわかりやすいものが多く、ITツールが苦手な人・企業でも使いやすいのもメリットといえます。もし現在アナログで管理を行っている場合でも、フォロー体制が整った企業の管理ツールを選べば、容易に使いこなせるでしょう。

そんな便利かつ機能性に優れた外国人材管理ツールは、教育管理も行えます。

とくに外国人労働者は3か月~5年の在留期間を過ぎると日本に滞在できなくなるので、それまでに技能を身に付けてもらい、成果を出してもらえるよう、教育に必要な体制を整えておかなければなりません。外国人材管理ツールでは、そのような新人教育を行ううえでのシステムが構築されているため、効率よく技能を習得してもらう手助けとなるでしょう。

外国人材管理ツールはこんな人におすすめ

外国人材管理ツールはどのような人におすすめなのかについて、三つに分けてご紹介します。これから導入することを検討している場合は、ぜひ参考にしてみてください。

書類作成に追われている人

まず挙げられるのが、膨大な量の書類作成に追われている人です。外国人材管理ツールは書類を作成するための時間を大幅に短縮できることから、管理者の負担が少なくなるでしょう。

外国人材管理ツールは同じ情報を何度も入力する必要がなく、ほとんどの作業が一括で行えるようになっているため、必然的に起こりがちなミスも減らすことができます。

作業の進捗をわかりやすい形で確認したい人

外国人材管理ツールは、作業の進捗状況を一目で把握したい人にもおすすめでしょう。

導入する管理ツールにもよりますが、大半の場合は雇用者ひとりひとりの進歩状況を、ぱっと見ただけで把握できる仕組みになっています。誰が、何を、どこまで、どのように行っているのかを簡単に把握できるので、問題を発見したときも的確に指示を飛ばすことが可能でしょう。

またメンバー全員で情報を共有できる機能や、スマートフォンやタブレットなどの端末から確認できる管理ツールも存在するため、利用時の場所を問いません。

ITツールが苦手な人

「管理ツール」というと構えてしまう人も多いかもしれませんが、外国人材管理ツールの多くは初めて導入する方やデジタルに不慣れな方でも安心して利用できます。

導入したらすぐに作業を始められるようになっており、デザインや操作もシンプル。マニュアルがなくても直感的に操作できるので、導入時や導入後も心配する必要はないでしょう。別の担当者へ引き継ぐ際も、スムーズに行うことができます。


・外国人雇用の手続きや管理を一括操作できるツール
・導入すればコストが削減され作業時間も短縮できる
・初めてでも使いやすいデザインや操作性

外国人材管理ツールでできること


外国人材管理ツールでできること
ここからは、外国人材管理ツールでできることを具体的に掘り下げていきます。

機能の概要

外国人材管理ツールは、実に多種多様な機能が搭載されています。外国人が日本に滞在するために必要となる申請書の作成を始めとして、実習生ごとの報告書の作成、スケジュール作成機能、データ管理機能、母国語機能、一括反映機能、各種サービスとの連携機能など、数えきれないほどでしょう。

しかしながら利用する管理ツールによって、できることは異なります。そのため細かな機能内容は、ツールを提供する会社に確認しなくてはいけません。場合によっては二つの管理ツールを比較した際に、半分しか機能が搭載されていないことがあるほどです。

ここからは、どの外国人材管理ツールにも搭載されている「書類作成」「スケジュール作成」「データ管理」の、三つの基本機能を詳しく見ていきましょう。

書類作成

外国人材管理ツールでは、主に書類作成を行えます。

外国人が日本に滞在するために、取得しなければいけない在留資格に関係する技能実習や特定技能などの書類をはじめ、雇用する際に必要なる書類まで。何十種類から何百種類以上もの書類作成をツールひとつで完結できるようになっています。

さらに基本となるデータを入力しておけば、書類ごとに呼び出しクリックするだけで作成できるでしょう。そのため毎回データをコピー&ペーストする必要もなく、提出する機会の少ない書類も簡単に呼び出せます。

基本的にどの外国人材管理ツールも自動で人数をカウントしたり書類を作成できたりする機能が備わっているので、重宝することは間違いありません。母国語に対応しているツールが多く、初めての方でも簡単に作成できるでしょう。

スケジュール作成

外国人材管理ツールでは、外国人実習生ひとりひとりに合わせたスケジュールを作成できます。しかし、ただスケジュールを作成できるだけではありません。

外国人材管理ツールのスケジュール機能は、実習生の入国日を入力するだけで作成できるのです。そのためスケジュールが自動的に作成されるようになっており、手入力では起きてしまいがちなミスや手間の心配がありません。

また多くの場合、帰国までに必要となる在留資格変更のようなすべての手続きのスケジュールが期限と共に作成されます。期限が迫っている手続きに関してもわかりやすく表示してくれるツールがあるため、いつの間にか提出期限がすぎてしまっていた事態を避けることができるでしょう。

また導入する方や企業にとって助かるであろう、実習生の定期的な訪問指導や監査などのスケジュールも、外国人材管理ツールによって作成できます。

データ管理

外国人材管理ツールでは、さまざまなデータの管理もできます。人材データはもちろんのこと、各企業データまでツールひとつに監理業務で必要なデータが網羅されているため、ほかのツールを導入する必要がありません。

たくさんあるデータも入国時期や実習生、担当者などで絞り込み検索でき、確認したいデータをすぐに呼び出すことが可能です。さらに、外国人材管理ツールの多くはクラウド対応となっているため、インターネット環境が整っている場所であればどこでも閲覧できるでしょう。

中にはスマートフォンやタブレットなどの端末で利用可能なツールも存在し、外出先から利用したい方も安心でしょう。そのため、専用のソフトやアプリをインストールする必要もありません。

加えてリアルタイムな情報を社内で共有したい場合や、ほかの企業と共有したい場合も、外国人材管理ツールは対応できるようになっています。これまでデータをメールで送信してもらっていた方は、手間をかけることなく情報を閲覧できるので、利便性に気付けるでしょう。


・膨大な書類を要する手続きがツールひとつで作成できる
・帰国に必要な手続きのスケジュール作成も簡単にできる
・クラウドツールひとつで人材・企業データの閲覧が可能に

外国人材管理ツールの選び方


外国人材管理ツールの選び方
外国人材管理ツールを導入することを検討している方にとって、ツール選びはとても重要です。万が一導入した管理ツールに満足できなければ、ほかのツールに変更せざるを得なくなります。その際は移行サポートに対応していないこともあるため、そうなると苦戦を強いられるでしょう。

移行したとしてもまた一から操作を行う羽目になり、時間やコストの浪費にしかならないのです。失敗しないためにも、ツール選びは慎重に行わなければなりません。

そこで外国人材管理ツールの選び方について、大きく三つのポイントに分けてご紹介します。

機能の使いやすさで選ぶ

外国人材管理ツール一つ目のポイントは、機能の使いやすさで選ぶことです。比較的にシンプルなデザインや直感的に操作できるものが提供されているものの、やはりツールを提供している会社によって使いやすさは異なるでしょう。

そのためまずは、興味が湧いた会社のホームページを確認し、どのようなデザインをしたツールなのかを確認しましょう。

そして使いやすさを見るうえでは、スマートフォンやタブレットなどの端末でデータを閲覧できるかどうかも重要となってきます。管理ツールにはモバイル端末に対応していないものもあるので、そのようなツールを導入してしまうと使い勝手が悪くなることは避けられません。

加えてクラウドに対応している管理ツールでなければリアルタイムな情報を閲覧できなかったり、共有できなかったりします。したがって使いやすさを重視する場合は、モバイル端末やクラウドの対応有無も確認するようにしてください。

料金で選ぶ

外国人材管理ツール二つ目のポイントは、料金で選ぶことです。会社にもよりますが、ほとんどが月額制もしくは年額制で契約して導入できるようになっています。

もし導入したいツールが明確に決まっているのであれば、年額制で契約しましょう。年額制で契約すると、初月もしくは3か月間ほどは無料で運用できる料金体系の会社が多いので、月額制で契約するよりもコストを抑えられます。

また導入する際は、おおよそ1年契約で数十万円の費用が発生しますが、会社によってはかなり安く提供しているところもあります。しかしほかに追加料金が必要であったり、そもそも問い合わせないと料金が一切不明であることは少なくありません。

実習生の登録した人数によって料金が変動することもあるため、問い合わせてまで確認するのが面倒くさいと感じる方は、なるべくなら料金が明瞭なサービスを利用することをおすすめします。

サポート内容で選ぶ

外国人材管理ツール三つ目のポイントは、サポート内容で選ぶことです。最低限、導入時の支援サポートと操作サポートを行っている会社の管理ツールを利用するようにしましょう。

使いやすさが強みでもある外国人材管理ツールといえど、確実に使いこなせる保証はありません。マニュアルが完備されていたり使いやすさを売りにしていたりする場合でも、実際に導入してみると思っていた以上に慣れるまで時間を有することがあります。

そんなときも導入後のフォローを整えている会社のツールであれば、電話一本で問題を解決することが可能です。

システムからの問い合わせ機能や監査支援機能、実習生の生活サポート、技能実習制度や特定技能制度に関するサポート体制が整っている管理ツールだと、より効率よく運用できるでしょう。


・直感的に操作できモバイル・クラウド対応だと使いやすい
・年学生だと数か月無料で運用可能
・各種サポートを提供している管理ツールがおすすめ

機能や使い勝手などを比較して、人材管理ツールを導入するのがおすすめ!


外国人材管理ツールを導入する際は、機能や使い勝手などを比較したうえで行いましょう。

しかし、それでも本契約へ乗り出すことに不安がある方は、デモンストレーションが行えるツールを利用してみてはいかがでしょうか? デモンストレーションで実際に試してみて、想像通りの使いやすさを感じたなら、本契約へと進み継続することで失敗も極力減らせます。

今回の記事を参考にして日々の業務を少しでも効率化できるように、外国人材管理ツールの導入をぜひ検討してみてください。

FAQ


業務フロー機能を活用すれば、画面の流れに沿って作業を進めるだけで簡単に書類作成が可能です。
無料デモの予約をすれば、実際の操作画面を見ながら説明してもらえます。


上限は原則ありません。追加料金なく複数名で利用できます。


一般的なセキュリティ要件は満たしていますので安心ください。独自のセキュリティ網を構築されている場合は不具合が生じる可能性もありますので、その際は事前に問い合わせしてください。


dekisugiは年間30回以上のバージョンアップを行なっています。(2021年度実績)
帳票の様式変更における対応までの平均所要期間は30日です。(2021年度実績)


dekisugiはWEBアプリケーションですので、スマートフォンでもブラウザからログインする事は可能です。ただし、現時点ではスマートフォンに最適化された仕様では無い為、原則としては推奨環境のパソコンにて利用することを推奨しています。


現在APIの公開はしていませんが、会計システムや保険・金融サービスとの連携を検討中です。
今後のバージョンアップにご期待ください。

管理人情報

はじめまして。こちらのサイトをご覧になっているということは、外国人労働者を雇用するために、外国人材管理ツールをお探しされていることでしょう。

私も、特定技能の外国人を採用するために外国人材管理ツールを探したことがあります。しかし、外国人材管理ツールも種類が多く、どのツールを利用すればいいかは非常に悩みました。

そこで、私の集めた情報を当サイトでは共有していきたく思っています。おすすめの外国人材管理ツールの紹介はもちろん、ツールの選び方やツールを利用することで得られるメリットなども紹介しています。

こちらのサイトを訪れた皆様のお役に立てれば幸いです。

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