クラウド型の外国人材管理ツールを利用するメリット・デメリットとは？

近年では国籍を問わず人材を雇用したいと考える企業が増加している傾向にあります。しかし、日本人の従業員を採用するのとは異なる方法で人材管理を行う必要があり、手間と時間がかかって悩んでいる企業も少なくないでしょう。そこで本記事では、クラウド型の外国人材管理ツールを利用するメリット・デメリットについて解説します。

クラウド型の外国人材管理ツールを利用するメリット・デメリット

企業が成長するためには、従業員の生産性を向上させたり、優秀な従業員になるよう育成したりすることが重要です。そこで、企業成長のために外国人労働者の雇用を検討している企業も増加しつつあります。

外国人労働者と聞くと、安い賃金で従業員を確保できるというイメージを持つ方も多いのではないでしょか。しかし、外国人を雇用する場合でも最低賃金以上は必ず支払わなければなりません。つまり、人件費を安くすることの他にもさまざまな魅力を感じて外国人を雇用している企業が多いのです。

たとえば、社内の活性化や海外進出の足掛かりなどの期待を寄せて雇用している企業も多いのが現状です。実際に、2020年には外国人雇用者の数は約170万人となっており、過去最大の数値となっています。

しかし、外国人を雇用する場合、日本人を採用するのとは異なる方法で人材を管理しなければなりません。たとえば、在留資格やVISAの取得、外国人雇用状況報告書などの書類作成・提出が発生します。従来の業務に加えて外国人労働者に対する人材管理が増えてしまうと、社内の人材だけで管理することがむずかしくなるでしょう。

そこで、外国人材管理ツールを導入することをおすすめします。外国人材管理ツールとは、在留資格の取得を自動化してくれたり、在留資格の更新が必要なタイミングでお知らせをしてくれたりするシステムです。また、外国人材管理ツールにはクラウド型とオンプレミス型の2種類があるため、どちらが合うのかを慎重に検討して導入することが大切です。

たとえば、クラウド型はインターネット環境さえあればどこからでもアクセスでき、導入コストが安いことが魅力です。また、システムを運営している会社のサーバーを借りるため、管理にかかる手間も削減できます。ただし、多くのシステムがあり選定がむずかしいことと、オフラインでは使用できない点には注意が必要です。

外国人材管理ツール導入前にチェックするべき点

外国人材管理ツールを導入する際は、導入後にサービスや料金が合わないというトラブルが発生しないよう慎重に検討するようにしましょう。まず、何を目的に導入するのかを明確にした上でシステムを選ぶことが大切です。

たとえば、在留資格の取得を自動化することに特化しているサービスもあれば、技能研修のスケジュール管理サービスがついているものもあります。多機能になるほど費用が高くなる傾向にあるため、必要とするサービスだけが付帯しているものを選択することが重要です。

また、無事に導入が完了したあとの運用について考えておくこともチェックポイントの一つです。たとえば、社内のシステム管理者が他部署に異動した場合、次に誰が運用するのかということや、導入後にシュミレーション通りの成果が得られなかった場合の対策を考えておく必要があるのです。

さらに、外国人材管理ツールは個人情報に関わるシステムであり、多くの従業員が関係するものです。そのため、従業員の同意を得た上で導入するよう準備を進めることも大切です。

外国人材管理ツールを比較する際のポイントとは？

外国人材管理ツールを導入するにあたり、気になるポイントに価格が挙げられるでしょう。できるだけ安く導入できればよいですが、価格だけに注目するのはおすすめできません。外国人材管理ツールを導入する目的は何かを考え、本当に必要とする機能がついているものを選択することが大切だからです。

また、業務の効率化を目的に導入するため、使いやすさについても確認しましょう。多機能のシステムは動作が複雑になり使いにくい可能性があります。

さらに、サポート体制やシステムの柔軟性についても比較して導入することをおすすめします。たとえば、導入後、システムの運用開始までの準備で手間取ってしまうことも珍しくありません。そこで、丁寧なサポートをしているシステム会社であれば、運用開始の手続きをサポートしてくれるでしょう。つまり、外国人材管理ツールはさまざまなシステムを比較検討し、最適なシステムを採用することが大切なのです。

外国人材管理ツールを導入することで、外国人労働者の人材管理を効率化することが可能です。外国人材管理ツールにはクラウド型とオンプレミス型の２種類が存在します。クラウド型とオンプレミス型は特徴が異なるため、どちらが自社に合うかを慎重に検討することが大切です。

また、クラウド型の外国人材管理ツールにもさまざまな種類があり、目的や効率化したい業務内容に合ったシステムを選択するようにしましょう。さらに、導入後のサポート体制やシステムの十年生についても比較検討しておくと安心です。

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