外国人をたくさん雇用している企業の人事担当者にとって、1人1人の個人情報や在留資格、在留期限などを管理するのは大変なことです。その点、外国人材管理ツールを導入すれば楽に、そして正確に管理できるようになります。そこで今回は外国人材管理ツールがどんなものなのか、利用するメリット・デメリットも含めて解説します。

海外人材管理ツールとは？

そもそも外国人材管理ツールとはどのようなものなのでしょうか。日本では近年、外国人の労働者が急増しています。外国人の労働者は就労ビザを取得して日本に滞在していますが、この就労ビザにはさまざまな種類があり、ビザによって期限も異なります。人事担当者はこれらの情報をすべて管理して、申請書類などに漏れがないよう注意する必要があります。

また、それぞれに対応した書類も作成しなければならず、外国人材管理にかかる手間や労力は日本人を雇用する場合と比べて多くかかっているのが現実です。それらをサポートしてくれるのが外国人材管理ツールです。細かい機能はツールによって異なりますが、どのツールもおおむね外国人の労働者の就労ビザの期限管理、必要書類の自動作成などを行ってくれます。

海外人材管理ツールを利用するメリット・デメリット

海外人材管理ツールを利用するメリット・デメリットを確認していきましょう。

メリット

第一に、人力で行う場合と違って作業が素早く正確にできるようになります。外国人の入出国やビザに関する書類はとても重要なものですが、すべて手作業で行っていてはやはりミスが起きることもありますし、時間もかかりますよね。外国人材管理ツールを利用することでそういったミスを防ぐことができ、時間の面でも人事担当者の負担を軽くできます。

また、1人1人の能力を可視化できるという点も大きな魅力です。労働力やスキルを目に見える形で分かりやすく表すことができ、それを社内で共有できるため、現場の曖昧な判断ではなくデータにもとづいた正確な評価を下すことが可能になります。正当に評価されれば働く本人からしてもモチベーションのアップにつながりますし、人間関係などで評価が左右されることが少なくなり、結果としてその人材の能力を最大限生かすことにもなります。

また、能力が可視化されることで個人の向き不向きを考えた人材の配置ができるため、会社全体としてもより効率的な体制に近づけることができますし、さらなる能力アップと人材育成を目指してそれぞれの才能を伸ばすことができます。

デメリット

デメリットとしては、やはりコストがかかることが挙げられます。外国人材管理ツールは現在さまざまな企業がサービスを展開していますが、無料バージョンではどうしても使うことのできる機能が限られてしまうことがほとんどです。自社に合った外国人材管理ツールを導入しようと思えば、相応のコストは必要になるでしょう。

また、分かりやすい外国人材管理ツールとはいえ、今までずっと人力でやってきたことを一気にデジタル化するとなると支障も生じるものです。人事担当者がそれに対応できるのかどうかも考慮しなければいけません。

海外人材管理ツールを選ぶ際のポイント

では実際に海外人材管理ツールを利用する場合、どのようなことに注意して選べばいいのでしょうか？ここでは外国人材管理ツールを選ぶ際のポイントについて説明します。

技能実習と特定技能のどちらにも対応しているか

日本で働く外国人は、必ず就労ビザを取得しています。就労ビザにはたくさんの種類がありますが、その中でも技能実習と特定技能の就労ビザを取得して来日する人は多く、外国人を雇用する際には避けて通れないものです。そのため、海外人材管理ツールを選ぶ時には技能実習と特定技能のどちらにも対応しているかどうかを確認しておいたほうがいいでしょう。

アラート機能がついているか

就労ビザには期限があり、就労ビザの種類や分野によって異なります。期限までに手続きをしなければその外国人は不法滞在となってしまい、当然不法滞在の外国人を雇用している会社も責任を問われることになります。海外人材管理ツールを選ぶ際、アラート機能がついているツールを選べばこういった不注意を防ぐことができます。

アラート機能とは、あらかじめ登録しておいた項目にアラート設定をすることで、期限が近付いたときにメールなどで知らせてくれる機能のことです。1人1人異なる就労ビザの期限も、アラート設定しておけば忘れることがなく安心ですし、人事担当者だけではなく外国人本人や現場の担当者など複数のメンバーに通知されるようにすることもできるため、社内の情報共有もスムーズになります。

スマホからでも使用できるか

社外でも作業できるよう、スマホやタブレットで使用できるかどうかも注意しましょう。社内のパソコンだけでしか管理できないとなるとスピーディな対応ができませんよね。もちろん、セキュリティ面もしっかり確認しておくことが大切です。

外国人を雇用する上で、就労ビザの期限の管理や書類の作成は人事担当者を悩ませるものの1つです。外国人材管理ツールを導入することで、そういった悩みを解消し、正確で分かりやすい管理ができるようになります。ツールによっては能力の可視化や人材育成にも使えるものもあり、外国人だけではなく会社全体の人事にもたくさんのメリットがあります。多彩なツールが開発されているため、ぜひ自社に合ったツールを探してみてくださいね。

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