外国人とのコミュニケーションの取り方とよくある課題の解決策

公開日:2023/04/15

グローバル化が進んでいる昨今では、車内に外国人社員が増えることもあります。しかし、日本とは異なる環境で育った方が日本の企業で働くとなると、思わぬことでトラブルになるケースも少なくありません。そこで本記事では、外国人とのコミュニケーションの取り方と起こりがちな課題、解決策について解説します。

外国人雇用で想定されるトラブル事例

外国人雇用は、グローバル化の進展や社会の多様化などから欠かせないものとなってきました。外国人を雇用することにより、外国市場への進出や多様な人材を生かしたイノベーションが生まれるだけでなく、日本の人手不足を補うことができるというメリットもあります。しかし、外国人雇用においては、移民や国籍法などの法律的な問題だけでなく、コミュニケーション上のトラブルも想定されます

たとえば、日本での就労規定やビジネスマナーを理解しない外国人が取引先である日本企業と商談を行い、トラブルが生じるケースがあります。また、外国人が日本語を話せない場合は、業務上の情報共有に問題が生じることも考えられるでしょう。

さらに、異国である日本という環境に馴染めず音信不通になってしまったり、意図せず政治や宗教に関する議論に発展したりしてトラブルになることも少なくありません。このようなトラブルは外国人雇用に限らず、企業の国際化や多様化に伴う問題です。

ただ、外国人雇用が珍しくなくなりつつあり、どのようなトラブルが起こるか想定せずに雇用すると、期待する働きにつながらずトラブルが増える一方になってしまいます。外国人雇用に取り組む場合は、適切な準備と計画を行い、トラブルを最小限に抑えつつ、利益を最大限にすることが重要だといえるでしょう。

対策①コミュニケーションの敷居を下げる工夫をしよう

日本で外国人を雇用すると、思わぬトラブルに発展することがあります。そのため、労働環境の整備やコミュニケーションの問題に対処し、従業員全員が働きやすい職場を目指すことが大切です。具体的な対策として、コミュニケーションの敷居を下げることが挙げられます。

たとえば、言葉の壁がある場合、外国人従業員とのコミュニケーションが困難になることがあります。また、商談や会議の内容について、細かな日本語のニュアンスが伝わらず、認識の違いが生じることもあるでしょう。そこで、英語によるマニュアルや規定書を準備したり、日本人社員に対して簡単な英語のリテラシー教育を行ったり、もしくは外国語を話す通訳者を設置するなど、コミュニケーションを円滑にするための工夫が必要です

また、労働環境についても整備することが必要です。日本の労働環境は、外国人労働者にとっては異なる場合があります。外国人と日本人の双方が働きやすい労働環境を目指すことに加え、適切な休日を設定することも大切です。日本独自の年末年始休暇や、ゴールデンウィーク休暇、夏季休暇など、外国人が慣れていない休暇システムに対し、あらかじめ教えてあげることが必要です。

対策②トラブル発生時には的確な対応と改善策を講じる

多国籍企業で外国人を雇用する場合、文化の違いから起因するさまざまなトラブルが想定されます。なかでも、もっともよくあるのがコミュニケーションによるトラブルです。言葉や習慣の違いによって、相手のいっている通りの仕事ができなかったり、誤解が生じたりすることがあります。

また、トラブルが生じたときもコミュニケーションを取って解決するのが基本ですが、解決に向けて対策するときもコミュニケーションから誤解に発展し、トラブルが解決しないことがあるでしょう。

そこで、誤解を防ぐために「ハイコンテクスト・カルチャー」を意識することが大切です。ハイコンテクスト・カルチャーとは、言葉や非言語的なシグナル、状況や背景などから情報を読み取る文化で、日本人は無意識にハイコンテクストを多用しています。

たとえば「大丈夫」と相手がいっていても、声のトーンや表情から大丈夫でないと察し、相手をサポートしてあげることがあるでしょう。こればハイコントラストによるものですが、外国人にとってはハイコントラストが理解できないケースも少なくありません。

そこで外国人とコミュニケーションを取る際には、ハイコンテクストのニュアンスを理解できるかどうかを確認しましょう。もし、相手もハイコントラストを理解できるなら問題ありませんが、言葉の意味をそのまま受け取る文化の場合は、ハイコントラストの要素を入れずに的確な対応と改善策を講じることが重要です。

まとめ

外国人を日本企業で雇用する際、考え方が文化の違いからトラブルに発展するケースも珍しくありません。社会情勢に合わせて外国人を雇用するのではなく、異文化コミュニケーションへの理解を深め、どのようなトラブルが発生するのか想定したうえで採用を検討することが大切です。また、実際に外国人を雇用してトラブルになった場合は、日本人特有の曖昧な表現を加えず、的確に伝えることが大切だといえます。日本人にとっては相手への配慮を行っているつもりでも、外国人にとっては単にわかりにくい表現になっている可能性があります。

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