企業成長のためには、業務の効率を向上させ、従業員の生産性をあげることが必要不可欠です。とくに最近では、企業のグローバル化に伴い、人材管理に手間がかかって悩んでいる企業も多いのではないでしょうか。そこで本記事では、外国人材管理ツールを利用する際のメリットやデメリット、注意点について紹介します。

外国人材管理ツールの利用にはこんなメリットが！

日本では少子高齢化が進んでおり、従業員の人手が足りずに困っている企業も少なくありません。そこで、外国人の雇用を検討する企業が増加しています。外国人雇用と聞くと、人件費が安くなるというイメージを持つ方が多いのではないでしょうか。しかし、外国人を雇用する場合でも日本の最低賃金以下で雇用できないと決められており、人件費を削減する目的だけで外国人を雇用しているわけではないのです。

たとえば、社内の活性化や海外進出の足掛かりなど外国人雇用者に大きな期待を寄せて雇用している企業も多いのが現状です。そして、2020年には外国人雇用者の数は約170万人となっており、過去最大の数値となっています。

ただし、外国人を雇用する場合、日本人雇用とは異なる手続きや人材管理が必要となります。たとえば、VISAの発行や在留資格の手続きなどが挙げられるでしょう。つまり、外国人雇用をすることで企業にもたらすメリットがある反面、人材管理には手間と時間がかかるようになるのです。

そこで、外国人の人材管理が難しい場合は、外国人材管理ツールの導入を検討するのをおすすめします。たとえば、自社の社員だけで在留資格の申請を行う場合、書類作成に8時間、書類の申請手続きに6時間前後かかることが一般的です。一方、外国人材管理ツールを導入することで書類作成を自動化でき、申請にかかる時間を大幅に短縮することにつながるのです。

さらに、在留資格の更新が必要なタイミングでお知らせをしてくれたり、外国人雇用者のVISAの取得・更新をしてくれる行政書士を検索できたりします。つまり、外国人を雇用して自社で人材を管理することに負担を感じている場合、外国人材管理ツールを導入することで業務の効率化を大幅にアップすることが期待できるのです。

逆に外国人材管理ツールを利用するデメリットはある？

外国の人材を管理する上でさまざまなメリットがある外国人材管理ツールですが、デメリットも存在します。そこで、導入を検討する際は、メリット・デメリットの双方を知った上で検討するようにしましょう。

まず、外国人材管理ツールを導入するための時間と手間がかかるという点がデメリットの一つです。新しいシステムを導入する際は、どのようなシステムでも手間がかかります。しかし、外国人材管理ツールはとくに導入の難易度が高いのです。

たとえば、支店ごとに保管されている人材のデータを集約しなければなりません。たとえば、紙で保管されている情報を担当者が一からシステムに入力するのはかなりの時間がかかるでしょう。また、個人情報を含むデータであるため情報の入力ミスには注意が必要です。さらに、場合によっては他のシステムとの連携業務も発生します。

その他、外国人材管理ツールのシステムによっては高額な導入コストがかかる場合や、毎月の管理費を支払わなければならないケースがあります。業務が効率化できる分、導入や運用にはコストがかかるのです。そこで、費用をかける分のメリットがあるかどうかを慎重に検討するようにしましょう。

外国人材管理ツールを選ぶ際に意識するべきポイント

外国人材管理ツールにもさまざまな種類があり、システムによってサービスの内容や料金が異なります。そこで、まずは何を目的に導入するのかを検討することがポイントです。

そして、費用に見合った効果を得られるかどうかをシュミレーションするようにしましょう。たとえば、在留資格の取得を効率化することに特化しているサービスもあれば、技能実習のスケジュール管理、在留カードの有効性を自動判定してくれるサービスなどもあります。

機能が充実するほどコストが高くなる傾向にあるため、何を目的に導入するかを事前に検討することが重要なのです。不要なサービスが多くなると、費用に見合った価値を感じられなくなってしまうでしょう。

また、外国人材管理ツールは社内の従業員の多くが関係するシステムです。導入を検討している段階で従業員に対してきちんと説明を行い、同意が得られた状態で運用を開始することが重要です。

外国人を採用することで、企業の活性化につながったり、海外進出のきっかけになったりするメリットがあります。しかし、日本人を採用するのとは異なり、外国人に向けた人材管理を行う必要があります。たとえば、VISAの発行や在留資格の手続きなどが挙げられるでしょう。

書類の作成や申請には時間や手間がかかってしまうため、社内の人材だけで管理することが困難な場合は外国人材管理ツールの導入を検討するようにしましょう。ただし、外国人材管理ツールにはシステムによって提供しているサービスや費用が異なります。したがって、何も目的に導入するのかを明確にし、最適なシステムを採用することが大切です。

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