外国人就労管理システムへの書類提出は、企業が外国人労働者を適切に管理し、法令を遵守するために欠かせないプロセスです。企業は外国人労働者に関する様々な情報を一元管理し、必要な手続きを行う義務があります。この記事では、外国人就労管理システムで行うべき手続きと申請について詳しく説明します。

外国人就労管理システムでの手続き・申請の詳細を解説

外国人就労管理システムでの手続き・申請の概要や、必要な書類を紹介します。

新規申請

外国人労働者を新たに採用する際には、まず新規申請が必要です。新規申請は、企業が採用する外国人が労働資格を持ち、適法に就労できるかどうかを確認するために必要となります。この手続きを怠ると、不法就労のリスクが高まり、企業には厳しい制裁が科される可能性があるため危険です。企業は新規申請の際に、労働者の在留資格、経歴、雇用条件などの詳細を正確に記載し、関係機関に提出する必要があります。この段階での確認が不十分だと、後に発生する問題の原因となるため、特に注意が必要です。

計画確認

外国人労働者を受け入れる際には、事前に計画を立て、それを関係機関に提出する必要があります。計画確認は、その計画が適法であり、労働者にとって適切な環境が整っているかどうかを確認する手続きです。この計画には、労働者の具体的な業務内容、労働条件、教育研修の内容などが含まれます。計画が認められれば、正式に労働者を受け入れることができるため、この手続きは外国人労働者の雇用の基盤を築く重要なステップです。計画確認の段階でしっかりとした計画を策定しないと、後の手続きに影響を与えることがあります。

変更申請

外国人労働者の雇用条件や業務内容に変更が生じた場合、速やかに変更申請を行わなければなりません。これは、労働者の業務内容や雇用条件が当初の計画と異なる場合に、法的に許可を得るための手続きです。例えば、部署の異動や給与の変更など、雇用条件に大きな変化がある場合に必要となります。なぜかというと、関係機関にその内容を報告し、新たな条件での就労が認められるかどうかを確認せねばならないからです。変更申請を怠ると、労働者が不法就労状態に陥る可能性があり、企業にとって大きなリスクとなります。

変更届出

変更届出は、計画の変更ではなく、労働者に関する情報に変更があった場合に必要な手続きです。例えば、労働者の住所変更や連絡先の変更、家族構成の変更などが該当します。これらの情報は、労働者の生活環境や就労状況に密接に関わるため、企業は適時に変更届出を行い、最新の情報を管理しなければなりません。情報の更新が遅れると、緊急時の対応に支障をきたす可能性があります。

受入報告書

外国人労働者が実際に就労を開始した後には、受入報告書を提出する必要があります。これは、労働者が計画通りに就労を開始したことを報告するものです。労働者の勤務状況や就労条件が、計画に基づいているかを確認するための手続きとなります。この報告書を提出することで、企業は法的に認められた形で労働者を雇用していることを証明します。万が一トラブルが発生した場合にも、適切に対応するための基盤を築くことが可能です。受入報告書の内容は、計画確認時に提出した内容と一致している必要があります。これに誤りや齟齬があると問題が生じるため、慎重に作成せねばなりません。

退職報告書

外国人労働者が退職した際には、退職報告書を提出する必要があります。この報告書は、労働者が正式に雇用契約を終了し、就労を終えたことを関係機関に報告するためのものです。退職報告書の提出を怠ると、企業はその労働者を不法に雇用していると見なされる可能性があり、罰則が科されるリスクがあります。また、労働者が退職後に発生するトラブルに対しても、企業は責任を問われることがあります。そのため、正確かつ迅速に退職報告書を提出しなければいけません。

継続不可事由発生報告書

外国人労働者が就労を継続できなくなる事由が発生した場合、企業は速やかに継続不可事由発生報告書を提出しなければなりません。例えば、労働者の健康状態が悪化して就労が困難になった場合や、重大な法令違反が発覚した場合などがこれに該当します。この報告書は、労働者の状況を正確に把握し、適切な対応を取るために必要な手続きです。企業にとっても労働者にとっても重要な役割を果たします。報告書を提出することで、企業は関係機関と協力し、適切な処置を講じることが可能です。

計画取消申請

外国人労働者の就労計画を取消す必要が生じた場合には、計画取消申請を行わなければなりません。この手続きは、労働者の就労が不可能になった場合や、企業の状況が変化して受け入れが困難になった場合などに必要となります。計画取消申請を行うことで、企業は法的に労働者の受け入れを終了させることができ、その後の責任を免れることができます。計画の取り消しが適切に行われないと、労働者が不法就労状態に陥るリスクもあり得るでしょう。企業には重大な罰則が科される可能性があるため、この手続きも慎重に行う必要があります。

手続きの書類作成は外国人材管理ツールで！

これらの管理手続きは、外国人材管理ツールで書類を作成可能です。コストをしっかり押さえつつさまざまな書類を作成できるため、大幅な時間削減に役立ちます。多くの外国人労働者を雇用したい方や、管理に関する書類を素早く作りたい方は、ぜひ外国人材管理ツールを導入してください。

まとめ

外国人就労管理システムを活用することで、企業は外国人労働者の就労状況を適切に管理し、法令を遵守することが可能となります。それぞれの手続きや申請は、外国人労働者の雇用を円滑に進めるために不可欠なものです。企業はこれらを適切に行うことで、リスクを回避しつつ、外国人労働者を有効に活用することができます。外国人就労管理システムの登録書類は、外国人材管理ツールで作成できます。建設や造船、介護などさまざまなスキルを持つ外国人材を対象に書類を作成可能なため、ぜひツール導入をご検討ください。

おすすめの外国人材管理ツールランキング

イメージ	1	2	3	4	5
会社名	dekisugi	Saver.	実習生チャイナくん	common	G-WORKER
特徴	現場が選ぶ使いやすい外国人材管理ツールNo.1。業務とコスト削減を両立。	技能実習制度監査協会の会員限定システム。クラウド型でどこでも利用可能。	古くからあるサービスで一定のシェアを獲得。書類作成の自動化が可能。	業界内における老舗のサービス。コンピュータソフトが自動で書類生成。	「人」に頼らないシステムで、申請書作成やスケジュール管理を自動化。
詳細リンク	詳しくはこちら	詳しくはこちら	詳しくはこちら	詳しくはこちら	詳しくはこちら