Gシステム(株式会社バーチャルネットサポート)
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現代、外国人を雇用している企業は数多くあります。また、これから外国人の雇用を考えているという企業も多いでしょう。しかし、外国人の雇用はさまざまな手続きが必要で、管理が大変です。そこで最近は、外国人材の管理ツールが増えてきています。この記事では、外国人材管理ツールの中から、「Gシステム」についてご紹介します。

実習生の受け入れから帰国までの流れを一括管理

Gシステムでは、外国人の実習生の受け入れから、帰国までを一括管理してくれます。具体的にどのような流れで外国人実習生の雇用が行われるのか、詳しく見ていきましょう。

実習実施者と実習生の斡旋

実習実施者である企業と、外国人労働者である実習生の斡旋を行い、記録をします。

第1期生受け入れ申請

実習生からの受け入れをします。申請書に関わる情報を自動でデータベース化し、申請書の作成が簡単に行えます。

実習生の管理

実際に外国人実習生が労働を始めると、実習生のスケジュール管理や、タイムカードの管理、技能実習の日誌、訪問指導記録書などの管理を行います。

請求・支払い

請求書や支払い書の管理などの経理管理も行ってくれます。

月次・年次報告

事業報告書や優良要件適合申告書などの多くの資料をかき集めて作成しなければならない月次報告書や年次報告書も、Gシステムが情報を自動集計してくれるため、簡単に作成することが可能です。

監査の対応

監理団体に監査対応をするときも、Gシステムのデータベースから必要な情報をすぐに取り出すことができます。

2号、3号時の申請

外国人実習生は、最初に日本に入国して1号認定が下りてから、無期限で働けるわけではありません。1号の就業期間が終了したあとも働きたい場合は、2号申請をします。2号の就業期間終了後も働きたい場合、さらに3号申請をします。そのように、在留期間を更新する必要があるのです。Gシステムでは、1号から2号や3号に移行するときの申請書類を、既存データから複製して作成できます。

帰国

帰国時や帰国後の情報も、Gシステムのデータベースで管理されます。

デバイス・場所を問わずアクセス可能なクラウドデータベースを採用

Gシステムは、クラウド型の外国人材管理ツールです。クラウド型なので、デバイスや場所を問わずにアクセスできます。いつでもどこからでも、実習生管理に関する最新情報を簡単に共有できるのです。出張先や移動中などに、実習生の情報が知りたいというときに便利です。

また、クラウド型のメリットとして、パソコンなどのデバイスが壊れてしまっても、Gシステムに入っている外国人実習生のデータは消えないということが挙げられます。その他にも、企業のデバイスを買い替えた時も、実習生データはクラウドに保存されているため、データ移行の作業を省くことができます。

大切な個人情報を守る強固なセキュリティ

外国人材管理ツールでは、外国人実習生の個人情報を取り扱います。そこでGシステムでは、個人情報を守るために、AmazonWebServicesが提供しているセキュリティグループ設定を行っています。AmazonWebServicesに備わっているファイアウォール機能を使うことができ、サーバーのアクセス設定やトラフィックの制御もできます。

さらに、送信元や送信先のIPアドレスや、どこを通ってこなければいけない情報なのかを設定することも可能です。さらに、AWSWAF（WebApplicationFirewall）の使用もしています。このAWSWAFでは、ウェブアプリケーションでどのトラフィックを許可/ブロックするかを設定することが可能です。外国人実習生の個人情報を、サイバー攻撃から守ることができます。

そしてGシステムでは、ログ管理システムの導入もしています。このシステムは、クラウドに不正アクセスや異常な操作を検知した場合、直ちにアラートで通知してくれます。また、このシステムを導入することで、社員がサーバーにログインしてログをチェックするという作業を省くことができるのも大きなメリットです。

ライセンス型とソフトウェア購入型の２種類から選べる料金プラン

Gシステムは、ライセンス型とソフトウェア購入型の2種類からプランを選ぶことができます。それぞれかかる料金を見ていきましょう。

ライセンス型

ライセンス型は、月々の料金を払うシステムです。初期費用・保守費用・サーバー使用料は無料で、月額料金は実習実施者の人数によって異なります。実習実施者が0～100人の場合2万9,502円（税込）、101～300人の場合4万502円（税込）、301～500人の場合4万7,080円（税込）、501～1000人の場合5万8,102円（税込）となります。

ソフトウェア購入型

ソフトウェア購入型は、Gシステムのパッケージを買い取るというものです。初期費用は275万円（税込）で、その他保守費用・サーバー使用料が月額1万6,500円（税込）かかります。

外国人材管理ツール、Gシステムについてご紹介しました。外国人実習生を雇うことは、日本人を雇うのと違って、必要書類や手続きが数多くあります。書類の準備や手続きだけで人件費がかかるものです。そこでGシステムを導入することで、外国人実習生の管理を簡単に行うことができ、企業の人件費削減にもつながります。これから外国人実習生を受け入れようと考えている企業の方は、ぜひ検討してみてください。

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