特定技能管理ツールおすすめ3選

手作業で期日直前まで作業している担当者は、クラウド管理ソフトを導入してみましょう。業務の簡素化、抜けや漏れの防止、情報の共有、スケジュール管理など、クラウド管理ソフトを導入することで、これまで膨大な時間を費やしていた業務を簡単にできます。おすすめのツールを3つ紹介します。

dekisugi（できすぎ）

dekisugi(できすぎ)(株式会社グレッジ)
住所：〒550-0005　大阪府大阪市西区西本町3丁目1-43 西本町ソーラービル 6F
TEL：0120-552-832

業務の効率化を図るクラウド管理ソフトです。

期限管理ができる

いつも期限ギリギリに業務に着手してしまう担当者の悩みを解決します。アラート機能を使用することで、目の前のタスクに取り組むときに、ちょうどよい緊張感があります。
次のタスクもパソコンの画面上に表示されるので、後手にまわってしまっている担当者は、期日までに余裕を持って対応できるようになるでしょう。また、システムにログインしていない時間帯は、アラートメールが届きます。これで後回しにすることがなくなるので大変便利です。

マニュアルになる

担当者の変更などで業務を引き継いだのはいいものの、まったくマニュアルが整備されておらず、業務に着手できない状態の担当者もいるでしょう。自分がマニュアルを作成しようと思っても、多忙で時間的にも精神的にも余裕がなくなり、マニュアル整備が手つかずの状態になってしまいそうです。
そのようなときは、dekisugiを導入してマニュアルとして活用しましょう。これで、新人教育や過去の業務内容をマニュアル化できます。自分で最初から作成するよりも時間効率がよくなります。

業務効率が上がる

CSVの入力と登録が可能なので、データの管理とカスタマイズが可能です。関係機関に提出する書類も、ホームページなどから様式をダウンロードしてコピーペーストする必要がありません。データが書類に自動反映されるので、業務効率が上がります。

初期導入費用が0円

クラウド対応、ダッシュボード、印刷連携、母国語対応、マスター登録、アラート機能、ストレージ機能などが付いても初期費用が0円です。登録完了後は、サポートも無料で活用できるので、分からないところをそのままにすることはありません。さまざまなプランが用意されているので活用してみてください。

jworker

jworker(ファイブテクノロジー株式会社)
住所：〒103-0025 東京都中央区日本橋茅場町2-3-9 茅場町ハヤオビル 6階
TEL：03-5651-9245

効率的に仕事をするためには、手作業を減らすことです。人はミスしますが機械はミスしません。いつまでも手作業をしていると、モチベーションの低下につながる可能性があります。

時間がかかってミスも発生する手作業から解放されよう

入力ミスや計算ミスは人が作業すると発生してしまいます。そのたびに、ダブルチェックを余儀なくされると時間が割かれてしまいます。また、手作業は時間を費やすので、どうしても期日直前まで慌ててしまうことになります。
期日が遅れてしまうと、迷惑がかかるのは関係機関だけではありません。外国人労働者にも迷惑をかけます。ですから、手作業から解放されて専用システムを導入しましょう。

タスクの進捗状況が見える

担当者が複数いると、どこまで業務が終了しているのか分からなくなるときがあります。タスクの進捗状況が見えるシステムを導入すると、該当する担当者が退職や出張などで不在であっても、問い合わせる必要がありません。全員がタスクの進捗状況が見えるので、報告や連絡の手間も省けます。

在留カードなどの情報がすぐ見られる

書類などの資料を漁る必要はありません。時間を無駄にすることなく、欲しい情報をすぐに確認できます。

重要な仕事に集中できる

時間には限りがあるので、できるだけ煩わしい業務から解放されたいものです。本来取り組むべき重要な仕事に集中できるので、収益アップも見込めるでしょう。

かんべえ

かんべえ(サンユー株式会社)
本社：〒670-0940　兵庫県姫路市三左衛門堀西の町65番地
TEL：079-284-0022

実習生の管理業務を効率化して、いつでもどこにいても業務ができる体制を構築しています。

人材・企業データベース

管理するために必要な情報がすべて網羅されています。そのため、必要な情報をすぐに閲覧できます。書類を見返したりする無駄な時間を削減できます。

スケジュール管理

外国人労働者の入国日が決定すると、帰国日までに必要な手続きが表示されます。入国後14日以内に役所で手続きする転入届などは、忘れていると外国人労働者は帰国しなければいけなくなる可能性があるので、このように管理できると漏れがありません。

書類作成

書類の編集はExcelから可能です。関係機関のホームページから様式をダウンロードする必要がないので大変便利です。

ファイル管理

申請書類のコピーや資料などはクラウドに保管できます。保管した資料を関係者と共有できるので、ペーパーレス化の役割も担っています。

スマートフォン対応

会社のパソコン内のデータや書庫に保管している資料を確認しないと仕事ができないわけではありません。スマートフォンからもアクセスできるので、出張先や移動中でも情報を確認できます。

まとめ

初期費用が無料のツールもあるので、導入を検討してみてください。新たに社員を採用すると年間で400万円以上かかります。そうではなくて、月額数万円のクラウド管理サービスを利用するようにしましょう。
コストダウン、業務時間の短縮、職場環境の改善、従業員の満足度向上などの効果があるので、社員を雇用するよりも収益がアップするでしょう。無料相談やお試し体験などもあるので前向きに検討しましょう。

おすすめの外国人材管理ツールランキング

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会社名	dekisugi	Saver.	実習生チャイナくん	common	G-WORKER
特徴	現場が選ぶ使いやすい外国人材管理ツールNo.1。業務とコスト削減を両立。	技能実習制度監査協会の会員限定システム。クラウド型でどこでも利用可能。	古くからあるサービスで一定のシェアを獲得。書類作成の自動化が可能。	業界内における老舗のサービス。コンピュータソフトが自動で書類生成。	「人」に頼らないシステムで、申請書作成やスケジュール管理を自動化。
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