手作業で期日直前まで作業している担当者は、クラウド管理ソフトを導入してみましょう。業務の簡素化、抜けや漏れの防止、情報の共有、スケジュール管理など、クラウド管理ソフトを導入することで、これまで膨大な時間を費やしていた業務を簡単にできます。おすすめのツールを3つ紹介します。

特定技能とは？

特定技能という言葉を聞いたことがある方もいるでしょう。とはいえ、具体的にどういう意味なのか、どのようなことを示しているのかわからない方も多いのではないでしょうか。そもそも特定技能制度とは、日本国内において、人材確保が難しいとされている産業分野で、海外から専門的な知識や技能を持った人を受け入れるといった制度です。

2018年に可決および成立した改正出入国管理法において、特定技能が創設されたのち、2019年4月より、実際の受け入れがはじまっています。ひとえに、特定技能といっても、特定技能1号と特定技能2号に分けられており、それぞれ特徴が異なります。

特定技能1号とは、ある分野において問題なく業務に就ける程度の知識や経験を有する外国人を対象とした在留資格です。一方、特定技能2号は、ある分野において卓越したスキルを持った外国人を対象にした在留資格となっています。

それぞれ、知識や技術の熟練度によって分けられます。そして、在留資格によって、在留できる期間に違いがあるのです。そのほか、特定技能2号の場合は、条件を満たすことで、配偶者やこどもも一緒に日本に連れてくることが可能です。

外国人を採用するメリット

特定技能制度を活用することで、海外から優秀な人材を受け入れることが可能です。とはいえ、実際に外国人を採用することで、どのようなメリットがあるのか、具体的にはイメージできない方もいるでしょう。ここでは、外国人を採用する4つのメリットを詳しく紹介します。

人材確保ができる

日本人に限定した求人の場合、どうしても求職者に波があったり、そもそも求職者が少なかったりすることがあります。しかし、外国人も求人の対象にすることで、求職者自体が増加することから、人材確保がしやすく、結果的に人手不足の解消につながるのです。また、幅広い求職者の中から採用を進められることから、より自社にマッチングした人材を確保できるといったメリットもあるでしょう。

多言語対応が可能

外国人を採用すれば、母国語を流ちょうに話せることから、よりレベルの高い商談ができたり、海外の取引先とのコミュニケーションが取れたりするでしょう。そのほか、昨今は訪日外国人が増えていることから、訪日外国人への対応もスムーズにできるといったメリットもあります。

助成金を活用できる

日本では、国や自治体から、外国人を雇用している企業を対象とした助成金制度があります。一定数の外国人を採用することで、助成金をもらうことが可能です。ただし、助成金制度によって要件や助成額が異なることから、詳しくはそれぞれの制度を確認しておきましょう。

海外進出を目指せる可能性がある

海外進出を行うときは、現地の言葉を話せるかどうかだけでなく、現地の法律やマナー、作法なども知っておかなければなりません。最初から現地のことを熟知している外国人を採用しておけば、育成する手間とコストを省けるだけでなく、よりスムーズに海外進出を目指すことが可能です。

特定技能の管理ツールを選ぶポイント

特定技能の外国人を採用するうえで、適切な管理ツールを選べるかどうかがポイントとなります。外国人労働者を対象とした法律は、たびたび改正されるだけでなく、複雑な解釈が含まれるケースも珍しくありません。

しかし、外国人材管理ツールを活用することで、正確かつスムーズに人材管理ができるでしょう。また、ツールによっては、特定技能に対応したものや、特化したものもあることから、そういったツールを選ぶことで、人材管理を円滑に行えるでしょう。

なお、ツールを選ぶ際は、ツールごとの特徴や、対応している機能をしっかりと確認しておく必要があります。特定技能制度を利用して外国人労働者を受け入れる場合は、在留資格申請書類などを管轄機関に提出する必要があり、そういった複雑な手続きにも対応しているツールを選ぶとよいでしょう。

特定技能管理ツールおすすめ3選

dekisugi（できすぎ）

dekisugi(できすぎ)(株式会社グレッジ)
住所：〒550-0005　大阪府大阪市西区西本町3丁目1-43 西本町ソーラービル 6F
TEL：0120-552-832

業務の効率化を図るクラウド管理ソフトです。

期限管理ができる

いつも期限ギリギリに業務に着手してしまう担当者の悩みを解決します。アラート機能を使用することで、目の前のタスクに取り組むときに、ちょうどよい緊張感があります。
次のタスクもパソコンの画面上に表示されるので、後手にまわってしまっている担当者は、期日までに余裕を持って対応できるようになるでしょう。また、システムにログインしていない時間帯は、アラートメールが届きます。これで後回しにすることがなくなるので大変便利です。

マニュアルになる

担当者の変更などで業務を引き継いだのはいいものの、まったくマニュアルが整備されておらず、業務に着手できない状態の担当者もいるでしょう。自分がマニュアルを作成しようと思っても、多忙で時間的にも精神的にも余裕がなくなり、マニュアル整備が手つかずの状態になってしまいそうです。
そのようなときは、dekisugiを導入してマニュアルとして活用しましょう。これで、新人教育や過去の業務内容をマニュアル化できます。自分で最初から作成するよりも時間効率がよくなります。

業務効率が上がる

CSVの入力と登録が可能なので、データの管理とカスタマイズが可能です。関係機関に提出する書類も、ホームページなどから様式をダウンロードしてコピーペーストする必要がありません。データが書類に自動反映されるので、業務効率が上がります。

初期導入費用が0円

クラウド対応、ダッシュボード、印刷連携、母国語対応、マスター登録、アラート機能、ストレージ機能などが付いても初期費用が0円です。登録完了後は、サポートも無料で活用できるので、分からないところをそのままにすることはありません。さまざまなプランが用意されているので活用してみてください。

jworker

jworker(ファイブテクノロジー株式会社)
住所：〒103-0025 東京都中央区日本橋茅場町2-3-9 茅場町ハヤオビル 6階
TEL：03-5651-9245

効率的に仕事をするためには、手作業を減らすことです。人はミスしますが機械はミスしません。いつまでも手作業をしていると、モチベーションの低下につながる可能性があります。

時間がかかってミスも発生する手作業から解放されよう

入力ミスや計算ミスは人が作業すると発生してしまいます。そのたびに、ダブルチェックを余儀なくされると時間が割かれてしまいます。また、手作業は時間を費やすので、どうしても期日直前まで慌ててしまうことになります。
期日が遅れてしまうと、迷惑がかかるのは関係機関だけではありません。外国人労働者にも迷惑をかけます。ですから、手作業から解放されて専用システムを導入しましょう。

タスクの進捗状況が見える

担当者が複数いると、どこまで業務が終了しているのか分からなくなるときがあります。タスクの進捗状況が見えるシステムを導入すると、該当する担当者が退職や出張などで不在であっても、問い合わせる必要がありません。全員がタスクの進捗状況が見えるので、報告や連絡の手間も省けます。

在留カードなどの情報がすぐ見られる

書類などの資料を漁る必要はありません。時間を無駄にすることなく、欲しい情報をすぐに確認できます。

重要な仕事に集中できる

時間には限りがあるので、できるだけ煩わしい業務から解放されたいものです。本来取り組むべき重要な仕事に集中できるので、収益アップも見込めるでしょう。

かんべえ

かんべえ(サンユー株式会社)
本社：〒670-0940　兵庫県姫路市三左衛門堀西の町65番地
TEL：079-284-0022

実習生の管理業務を効率化して、いつでもどこにいても業務ができる体制を構築しています。

人材・企業データベース

管理するために必要な情報がすべて網羅されています。そのため、必要な情報をすぐに閲覧できます。書類を見返したりする無駄な時間を削減できます。

スケジュール管理

外国人労働者の入国日が決定すると、帰国日までに必要な手続きが表示されます。入国後14日以内に役所で手続きする転入届などは、忘れていると外国人労働者は帰国しなければいけなくなる可能性があるので、このように管理できると漏れがありません。

書類作成

書類の編集はExcelから可能です。関係機関のホームページから様式をダウンロードする必要がないので大変便利です。

ファイル管理

申請書類のコピーや資料などはクラウドに保管できます。保管した資料を関係者と共有できるので、ペーパーレス化の役割も担っています。

スマートフォン対応

会社のパソコン内のデータや書庫に保管している資料を確認しないと仕事ができないわけではありません。スマートフォンからもアクセスできるので、出張先や移動中でも情報を確認できます。

まとめ

初期費用が無料のツールもあるので、導入を検討してみてください。新たに社員を採用すると年間で400万円以上かかります。そうではなくて、月額数万円のクラウド管理サービスを利用するようにしましょう。
コストダウン、業務時間の短縮、職場環境の改善、従業員の満足度向上などの効果があるので、社員を雇用するよりも収益がアップするでしょう。無料相談やお試し体験などもあるので前向きに検討しましょう。

おすすめの外国人材管理ツールランキング

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会社名	dekisugi	Saver.	実習生チャイナくん	common	G-WORKER
特徴	現場が選ぶ使いやすい外国人材管理ツールNo.1。業務とコスト削減を両立。	技能実習制度監査協会の会員限定システム。クラウド型でどこでも利用可能。	古くからあるサービスで一定のシェアを獲得。書類作成の自動化が可能。	業界内における老舗のサービス。コンピュータソフトが自動で書類生成。	「人」に頼らないシステムで、申請書作成やスケジュール管理を自動化。
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