オンプレミス型の外国人材管理ツールを利用するメリット・デメリット！

企業成長のために外国人労働者を雇用したいと考える方も多いのではないでしょうか。しかし、外国人を雇用する場合、日本人とは異なる方法で人材管理を行う必要があります。そこで本記事では、オンプレミス型の外国人材管理ツールを利用するメリット・デメリットについて解説します。

外国人材管理ツールを利用するメリット

企業が成長していくためには、従業員の生産性を向上させたり、スキルを向上させたりすることが重要です。また、新たに優秀な人材を雇用して即戦力として従事してもらうこともあるでしょう。そこで近年では、外国人を雇用する企業が増加しています。

外国人を雇用すると聞くと、安い賃金で労働力を確保できるというイメージを持つ方も多いのではないでしょうか。しかし、外国人を雇用する場合であっても、最低賃金以下で雇用することはできません。つまり、外国人を雇用する目的は、人件費のコストカットだけが目的ではないのです。

たとえば、海外の企業とのコミュニケーション役として雇用したり、社内の活性化を目的として雇用したりすることが挙げられます。実際に、2020年には外国人雇用者の数は約170万人となっており、過去最大の数値となっています。

しかし、外国人を雇用する場合、日本人を採用するのとは異なる方法で人材を管理しなければなりません。たとえば、在留資格やVISAの取得、外国人雇用状況報告書などの書類作成・提出が発生します。つまり、外国人の人材を管理するには時間と手間がかかるため、社内の人材だけで管理することがむずかしいケースも珍しくないのです。

そこで、外国人材管理ツールを導入すると効率的に人材管理をできます。外国人材管理ツールとは、外国人労働者の人材管理を自動化するシステムです。たとえば、在留資格の書類作成を自動化してくれたり、VISA取得をサポートしてくれる行政書士を探してくれたりします。つまり、外国人材管理ツールを導入することで、業務負担を軽減しながら外国人を雇用できるようになるのです。

オンプレミスとクラウドの違いとは？

外国人材管理ツールといってもさまざまなシステムが存在します。まず、外国人材管理ツールはクラウド型とオンプレミス型の２種類に大別できます。クラウド型とオンプレミス型は特徴が異なるため、自社に合うシステムを導入することが大切です。

たとえば、初期費用とランニングコストに違いがあります。そもそもオンプレミス型は、自社でシステムを購入して運用することを指します。一方、クラウド型は、毎月費用を支払い、システム会社の提供するサービスを利用することを指します。

つまり、オンプレミス型は導入段階でサーバー機器やソフトウェアなどを購入する必要があり、初期費用が高額になるのです。一方、クラウド型は自社で機器を購入する必要がないため、初期費用を抑えて運用を開始できます。

ただし、ランニングコストの面では、クラウド型がオンプレミス型より高額になります。なぜなら、オンプレミス型はサーバーを管理する人件費や電気代が主なランニングコストであるのに対し、クラウド型はサーバーを提供する業者に対して年会費や月会費の支払いが発生するからです。その他、カスタマイズの自由度はオンプレミス型の方が高いですが、導入に時間がかかる点には注意するようにしましょう。

オンプレミス型の外国人材管理ツールを利用するメリット・デメリット

自社でシステムを購入するオンプレミス型の最大のメリットは、カスタマイズの自由度にあるでしょう。クラウド型の場合は、システム会社の提供するサービスを利用することになるため、企業ごとに細かなカスタマイズをできません。

一方、オンプレミス型であれば、既存のシステムと統合したり、企業のスタイルに合わせてシステムを構築したりできるのです。さらに、オンプレミス型はセキュリティが強固であることも魅力でしょう。

ただし、初期費用にかかるコストが高いことや、システムを構築するまでに時間がかかることがデメリットです。また、万が一、システムに異常が発生した場合、基本的には自社で対応を行う必要があります。つまり、オンプレミス型を導入する場合は、自由度の高いシステムが必要であり、ある程度の障害対応や構築を社内の人材だけで対応できる場合におすすめです。

外国人を雇用する場合は、日本人とは異なる方法で人材管理を行う必要があります。そこで、外国人材管理ツールを導入し、在留資格の取得やVISA取得を自動化できるシステムを導入することをおすすめします。ただし、外国人材管理ツールにはさまざまなシステムがあるため、まずはオンプレミス型とクラウド型のどちらを採用するのか検討するようにしましょう。

たとえば、オンプレミス型であれば導入時の初期費用は高額になりますが、カスタマイズの自由度の高さやセキュリティが強固であることが魅力です。したがって、何も目的に導入するのかを明確にし、最適なシステムを採用することが大切だといえるでしょう。

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